Stap voor stap gaan we weer terug naar kantoor. Hoewel thuiswerken nog altijd het advies is, komt een ‘hybride’ werksituatie rap dichterbij. Hierbij werk je deels thuis en deels op kantoor, in een zo veilig mogelijke werkomgeving. Ook bij Fellow Digitals hebben we de nodige voorzorgsmaatregelen getroffen om dit in goede banen te leiden, bijvoorbeeld door het aantal medewerkers op kantoor te beperken en voorzieningen te treffen om de hygiëne te verbeteren. Maar hoe kun je dit zelf het beste aanpakken? We delen graag onze inzichten.
Het kabinet wil onze gezondheid, onze banen en inkomens beschermen. Daartoe heeft de overheid een aantal maatregelen genomen die hierop toezien. Deze regels geven niet alleen de beperkingen weer, ze bieden ook antwoorden (voor met name werkgevers) hoe om te gaan met deze situatie. De vraag die ik vandaag graag wil beantwoorden is: Hoe kunnen werkgevers een echt veilige kantoorsituatie creëren? Is dat überhaupt mogelijk? Naar verwachting zullen de restricties stap voor stap verlicht worden, maar we zitten zeker nog een behoorlijke periode vast aan de beperkende maatregelen, waarbij fysieke veiligheid de norm is.
Corona-proof, bestaat dat?
Helemaal waterdicht ga je het nooit krijgen, dat lukt alleen als je in volledige quarantaine blijft. Maar hoe doe je dat dan? Hoe geef je je medewerkers een veilige omgeving waar ze ‘normaal’ hun werk kunnen oppakken? De kantooromgeving aanpassen is een voor de hand liggende oplossing. En dat is best realistisch kan ik uit eigen ervaring vertellen. Bij ons op kantoor hebben we diverse maatregelen getroffen om eerdaags weer langzaam op te starten. Verderop in dit blog geef ik je graag inzicht hoe wij dat hebben aangepakt.
Er zijn diverse mogelijkheden om je kantoor ‘corona-proof’ te maken. Zoals gezegd lukt dat nooit 100%, maar met de onderstaande tips ben je absoluut op de goede weg. Dank hiervoor aan Pim Bressers van HEVO (advies- en bouwmanagement organisatie) die als een expert op dit gebied gezien mag worden. Ik vat zijn tips kort samen, aangevuld met de maatregelen die wij bij Fellow Digitals in Amsterdam en Köln hebben genomen:
1. Houd je aan de overbekende Corona-regels.
Afstand houden dus. Ook 1,5 meter op kantoor. Was je handen regelmatig, nies in je elleboog, schud geen handen. En blijf thuis als je je ziek voelt.
2. Desinfectie.
Dit wordt een uitdaging. Denk aan liftknopjes, vergaderruimtes, deurklinken, koffieautomaten. Alleen je handen regelmatig wassen lijkt hier niet genoeg. Zorg voor een ‘persoonlijke desinfectie-kit’ en leg die op de bureaus van de medewerkers, iets dat wij bij Fellow Digitals doen. We hebben zelfs een “hygiënezuil” waar iedereen zijn handen kan ontsmetten. Handig voor bezoekers! Zorg ook voor doekjes op “meer publieke” plekken, zoals bij het koffieapparaat en de bij ons zeer populaire koektrommel.
3. Hygiëne.
Dit sluit aan op mijn vorige punt. Zorg dat de boel schoon is! Wij hebben het schoonmaakbedrijf gevraagd 2x extra per week het kantoor schoon te houden. Zoals gezegd liggen er op meerdere plekken doekjes en is er ander hygiënemateriaal beschikbaar. Beeldscherm, muis, toetsenbord en vaste telefoon worden aan het eind van de dag door de medewerker schoongemaakt. Na gebruik van een vergaderruimte wordt deze door betrokken medewerker schoongemaakt, inclusief de vaste telefoon en afstandsbedieningen.
4. Routeplanner.
Afhankelijk van de vorm van je gebouw of kantoorruimte, kan het handig zijn om een soort routekaart te maken. Bepaal de looprichting (eenrichtingsverkeer) en voorkom knelpunten.
5. De werkplek.
Schuif bureaus uit elkaar. Lukt dat niet dan kun je plexiglas gebruiken. De grootste uitdaging zit vermoedelijk in de flexplekken, die worden immers steeds door andere mensen bezet. Het is onmogelijk om die de hele dag ontsmet te houden. Een tip is om placemats te gebruiken die bij het verlaten van het bureau weer meegenomen worden. Maar ook geldt hier: iedereen maakt aan het eind van de werkdag met de desinfectiedoekjes zijn werkplek schoon.
Een andere oplossing noemde ik al, maximaliseer je kantoorbezetting. Dit regelen we bij Fellow Digitals met het zogenaamde ‘aanwezigheidsoverzicht’, een rooster waarop iedereen kan zien wanneer hij of zij naar kantoor mag komen. Let daarbij wel op wie je wanneer laat komen, mogelijk handig om marketingcollega’s gelijktijdig te laten werken, en het aantal kantoordagen aan te laten sluiten op de omvang van het dienstverband. Bij ons zijn collega’s met een fulltime dienstverband meer dagen op kantoor dan parttimers.
6. Vergaderen.
Dat is een lastige! Je blijft immers met die 1,5 meter te maken hebben. Dus of in kleine setting vergaderen of zoals we dat nu doen online. Wij hebben simpelweg een aantal stoelen in de vergaderruimtes verwijderd. Dat laat aan onduidelijkheid niets te wensen over.
7. Lunch.
De overvolle kantine kan voorkomen worden door mensen op aparte tijden te laten lunchen of pauzeren. Of eet je boterham op achter je bureau en maak daarna een wandeling buiten, dat voorkomt onnodig veel ‘verkeer’ in de gangen en die drukke kantine. Ikzelf kan niet wachten om weer een overheerlijk broodje Bolgeri bij broodjeszaak Kinders op de Westerstraat te halen!
Zo informeer je je medewerkers
Stel dat je dit allemaal geregeld hebt, dan wacht de laatste uitdaging: hoe vertel ik het m’n medewerkers? Dat kan natuurlijk per mail, maar is niet echt praktisch. Handiger is om ergens een centrale plek te vinden waar mensen dagelijks samenkomen. Bij ons is dat logischerwijs het social intranet van Viadesk, ideaal om centraal met iedereen te communiceren, ook als ze thuiswerken! Iedereen krijgt bovendien een notificatie in zijn mailbox. Heb je nog geen digitaal platform of social intranet, maar bijvoorbeeld wel schermen/displays in je kantoor, hal of kantine hangen: gebruik narrowcasting om je boodschap te verspreiden. Nog beter als je dit kunt combineren (social intranet met narrowcasting integratie), iets dat wij sinds kort in samenwerking met onze partner Easyscreen kunnen aanbieden.
Hoe dan ook, veel succes! En heb je vragen specifiek over de kantoorinrichting, vraag het vooral Pim. Info over de digitale werkvloer mag je bij mij kwijt.
