Starkes Teamwork über Ländergrenzen hinweg

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9. Juli 2020

Interview

Work-Life-Balance, New Work, digitale Nomaden – die Auflistung von Begriffen, die im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen immer wieder fallen, könnte man fast unendlich fortführen. Aus Mitarbeitersicht klingt das direkt verlockend: flexible Home Office Regelungen, arbeiten, während man noch am Urlaubsort verweilt, flexible Arbeitszeiten und vieles mehr.

Wir haben bei der anderen Seite nachgefragt: Was sagt unser CEO dazu, wenn die Mitarbeiter plötzlich rund um die Welt remote arbeiten? Mujibor de Graaf im Gespräch zu Vorteilen und Risiken von Digitalisierung.

Wir bieten Lösungen für den Digital Workplace an und nutzen diese in unserem Arbeitsalltag auch selbst. Einige der Mitarbeiter arbeiten z. B. regelmäßig im Home Office. Welche Voraussetzungen müssen im Unternehmen gegeben sein, um das zu ermöglichen?

Mujibor de Graaf, CEO Fellow Digitals

Wir arbeiten selbst sehr häufig digital zusammen, auch über Ländergrenzen hinweg. Für mich steht dabei an erster Stelle das Zusammengehörigkeitsgefühl. Also, dass z. B. jemand, der mehrere Tage der Woche – oder sogar ganz – von zuhause arbeitet, sich trotzdem immer als Teil des Teams fühlt. Durch dieses Zusammengehörigkeitsgefühl wird auch die Kooperation zwischen den Kollegen gefördert, auch denen, die gerade nicht im Büro sind.

Was die Voraussetzungen an sich an geht, sind Offenheit und Transparenz gute Stichworte. Wenn unsere Mitarbeiter im Büro sind, dann „sieht“ man, dass gerade gearbeitet wird. Manchmal habe ich das Gefühl, sobald die Mitarbeiter von zuhause arbeiten, bekommen sie schnell ein schlechtes Gewissen, wenn sie zum Beispiel eine kleine Pause machen, um etwas zu essen. Dieses schlechte Gefühl möchte ich ihnen gerne nehmen. Kleine Pausen machen wir auch im Büro und die sind wichtig, um konzentriert bei der Arbeit zu sein. Als CEO brauche ich also Vertrauen in unsere Mitarbeiter, dass sie ihre Arbeit unabhängig von ihrem Aufenthaltsort effektiv und gut erledigen.

Gibt es bestimmte Strukturen, die das Unternehmen für ein erfolgreiches New Work Konzept braucht?

Unternehmensstrukturen spielen hier sicherlich eine Rolle. Wichtiger ist mir jedoch Struktur im Team. Also, dass jeder Mitarbeiter weiß, wann die anderen erreichbar und im „Office“ sind oder an welchen Tagen sie frei haben. Feste Tage geben hier Strukturen vor. Allerdings möchte ich unseren Mitarbeitern auch Flexibilität ermöglichen. Solange Änderungen der Routine frühzeitig bekannt gegeben werden, stellt das auch kein Problem dar. Die Handhabung hier ist also ähnlich wie bei Urlaubstagen.

Für mich ist immer wichtig, dass die direkte Kommunikation zwischen den Kollegen nicht verloren geht. Alle Kollegen können also – egal von welchem Ort – direkt mit den Kollegen in Kontakt treten. Frei nach dem Motto „ich bin auf der Arbeit und sobald ich möchte, kann ich mit meinen Kollegen kommunizieren“ – und das eben auch vom Home Office aus. Dazu ist es wichtig, dass man für die anderen sichtbar ist. Hier stellt sich ein bisschen die Frage, wie man das Social Intranet nutzen kann, damit die anderen sehen, woran man gerade arbeitet.

Wieso bist du so schnell an Board, wenn deine Mitarbeiter von anderen Orten arbeiten wollen – sei es Toronto, Budapest, Mallorca oder Frankfurt?

Mir ist besonders wichtig, auch die individuellen Träume und Ziele unserer Mitarbeiter zu fördern. Und dazu zählt auch, dass ich es unterstütze, wenn jemand das positive Gefühl hat, von einem anderen Ort aus gut arbeiten zu können. Das ergibt einen guten Mix zwischen Arbeit und Freizeit – Work-Life-Balance eben. Und das ist schließlich auch gut für das Unternehmen selbst.

Wir unterstützen so auch den persönlichen Werdegang unserer Mitarbeiter. Das Optimum im New Work Kontext wäre dann, dass die Mitarbeiter zu jeder Zeit selbstständig entscheiden können, von wo aus sie am besten arbeiten können. Aber diese Freiheiten gehen auch damit einher, dass es neue organisatorische Strukturen braucht. Wir sind hier selbst auch am Ausprobieren, was für uns am besten funktioniert. New Work und Digital Workplace bedeutet für uns nämlich auch, mit der Zeit zu gehen, uns immer wieder anzupassen und neu zu erfinden – oder kurz: lean zu sein.

Natürlich bringe ich meinen Mitarbeitern auch das Vertrauen entgegen, dass sie ihre Arbeit effektiv und gut erledigen, egal an welchem Ort sie sind. Für mich macht es keinen Unterschied, ob die Mitarbeiter in einem anderen Land sind oder im Büro sitzen. Das ist vollkommen egal. Ich bin ohnehin kein Mikromanager, sondern vertraue lieber darauf, dass ich ein gut funktionierendes Team mit selbstständigen Mitarbeitern habe.

Welche Vorteile hat ein New Work Konzept für das Unternehmen?

Ich denke, dass New Work positive Dynamik in Unternehmen bringt. Ich komme hier aber auch noch einmal auf die Zusammengehörigkeit zurück: Wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und Projekte gemeinsam verwirklichen, dann sorgt das für eine gute Arbeitsatmosphäre.

Dabei sollten aber die eignen Wünsche der einzelnen Mitarbeiter nicht in Vergessenheit geraten. Die Mitarbeiter sind individuell und haben unterschiedliche Vorlieben, wie sie am besten arbeiten können. New Work vermittelt hier die Freiheiten, diese Wünsche auch umzusetzen. Das ist für uns als Unternehmen natürlich auch ein Vorteil, weil unsere Mitarbeiter zufriedener sind. Und das tragen sie dann auch mit nach Außen, nach Hause, zu Freunden, oder auch im Kontakt mit Kunden oder Partnern. Und: zufriedene Mitarbeiter sind motivierte Mitarbeiter, motivierte Mitarbeiter leisten bessere Arbeit. Man liest immer wieder, dass Milliardenverluste eingefahren werden durch Mitarbeiter, die innerlich schon gekündigt haben. Das gilt es zu verhindern. Und wenn unsere Mitarbeiter durch Flexibilität und New Work zufriedener sind, dann führen diese zufriedenen Mitarbeiter langfristig gesehen zu einem profitableren Unternehmen.

Ganz nebenbei ist ein Unternehmen, das selbst New Work lebt, ein attraktiverer Arbeitgeber. Um neue Mitarbeiter zu gewinnen, braucht es heute mehr als nur ein gutes Gehalt. Gerade die jüngeren Generationen, also die Generation Y und Z, die auf den Arbeitsmarkt strömen, verlangen nach Work-Life-Balance und Flexibilität.

Welche Risiken siehst du?

Was ein Nachteil von flexiblen Arbeitsorten ist, ist im Wesentlichen und wie schon angesprochen, der fehlende persönliche Austausch. Den kann man bis zu einem gewissen Grad auch online gut abbilden. Aber gerade, wenn neue Mitarbeiter zum Team dazukommen, ist persönlich statt online ein großer Vorteil.

Erfahrungen von älteren Mitarbeitern lassen sich online nicht ganz so einfach weitergeben. Hier kann man sich aber z. B. mit regelmäßigen Treffen behelfen. Es besteht dann jedoch weiter die Gefahr, dass diese Termine, wenn anderweitige Aufgaben dazwischenkommen, vernachlässigt werden. Es kann schwierig sein, diese Treffen selbst einzurichten und vor allem auch einzuhalten.

Ich gehe davon aus, dass wir alle „professionals“ sind, egal wie jung das Team ist. Aber das bedeutet dann auch, dass ich professionelles Verhalten erwarte. Natürlich ist Coaching von erfahrenen Mitarbeitern gerade zu Beginn ein großer Pluspunkt. Aber im Endeffekt muss jeder für sich selbst lernen und an den eigenen Aufgaben wachsen. Auch z. B. dann, wenn das Coaching wegen flexibler Arbeitsorte kürzer kommt oder sogar ausfällt.

Wie handhabst du es selbst, wenn du unterwegs bist?

Für mich ist auch wieder besonders die Connection zu meinem Team wichtig. Im Hintergrund habe ich deswegen immer unser Social Intranet geöffnet und gucke regelmäßig – bestimmt alle 5 Minuten – auf die Home Seite. So sehe ich, was passiert, ob Neues hochgeladen wurde oder auch, ob mein Input gefordert wird. Dasselbe gilt aber auch in die andere Richtung: Ich muss für unsere Mitarbeiter erreichbar sein! Dazu können dann auch andere Tools hilfreich sein, z. B. Skype oder sogar WhatsApp.

Von den Aufgaben her könnte ich theoretisch auch 5 Tage die Woche von Zuhause arbeiten. Aber als Chef kann ich nicht einfach gar nicht im Büro sein. Ich muss mich als CEO auch im Büro sehen lassen und unseren Mitarbeitern unser gemeinsames Ziel vor Augen halten – im Niederländischen würde ich sagen: „Ich muss meine Nase sehen lassen.“

Außerdem ist online zusammenarbeiten immer viel funktioneller. Da gehen informelle Gespräche und Plaudern bei einer Tasse Kaffee schnell unter. Aber für den Zusammenhalt des Teams sind gerade auch diese Art von Gesprächen wesentlich. Ich möchte auch wissen, was unsere Mitarbeiter zurzeit beschäftigt und wie die Stimmung ist. Ich bin zum Beispiel eigentlich zu wenig im Kölner Büro! Momentan nur einmal in der Woche, eigentlich müsste ich an zwei Tagen kommen. Damit auch die Kölner Kollegen besser informiert sind, mit welchen Zielen wir derzeit beschäftigt sind.

Unser CTO Marc hat auch mal ein Jahr aus Südafrika gearbeitet. Wie erinnerst du dich an diese Erfahrung?

Seine Arbeit kann er natürlich von jedem Platz aus machen. Aber ich erinnere mich daran, dass er oft das Gefühl hatte, nicht mehr dazuzugehören. Also haben wir gemeinsam nach einer Lösung gesucht und ausgemacht, dass er versucht, etwa alle 3 Monate nach Amsterdam zu kommen. Natürlich hat es ihn insgesamt gefreut, aus dem Ausland arbeiten zu können. Aber auf diesen langen Zeitraum war es dann doch negativ, dass die Connection zwischen den Kollegen in Amsterdam und ihm nicht ganz so lief, wie gewünscht.

Gerade als Manager ist es dann auch wichtig, gesonderte Termine einzuplanen. Sonst hat man nachher die eigenen Mitarbeiter die gesamte Woche nicht gesprochen. Es ist wichtig, dass alle daran denken!

Und wie siehst du Teamarbeit über Ländergrenzen hinweg allgemein?

Zwischen den Niederlanden und Deutschland klappt das super. Aber da haben wir auch an beiden Standorten jeweils ein eigenständiges Team. Und beide Teams arbeiten gut zusammen.

Wenn es jetzt Ausnahmen gibt, z. B. eine Woche arbeiten aus Budapest, dann ist es wichtig für den Teamspirit, die Kollegen wissen zu lassen, wo man gerade ist, von wo aus man arbeitet und wie der Arbeitsalltag aussieht. Vielleicht ist es eine ganz gute Idee, eine Art Fahrplan einzuführen. Z. B. am ersten Tag ein kleines „Wo bin ich?“, am zweiten Tag den Kollegen vorstellen, wo man gerade ist und was die Umgebung, die Stadt oder das Land ausmacht. Sozusagen ein kleines internes Tagebuch, das bei jedem Kollegen dann die gleiche Struktur hat.

Das klingt interessant. Eine abschließende Frage: Aus CEO Sicht, welche Tipps kannst du noch mit auf den Weg geben?

Das ist eine gute Frage, was fällt mir da auf Anhieb ein?

Es ist sehr einfach, nicht zu kommunizieren. Daher lautet mein erster Tipp: Stay connected! Egal von wo man arbeitet, sind die Verbindungen zu den Kollegen das A und O und sollten nicht verloren werden. Wieso also nicht einfach mal ein Bild vom Mittagessen zu Hause mit den Kollegen im Office teilen? Oder aus dem Office Grüße aus der Mittagspause an die Kollegen senden? So hat man nicht so schnell das Gefühl, dass man alleine ist und die Kollegen den Arbeitsalltag teilen, auch wenn sie gerade an einem anderen Ort sind.

Tipp Nummer 2: Man braucht mehr als nur ein Tool, um eine gute Zusammenarbeit zu haben. Ein Social Intranet bietet die perfekte Grundlage und einen schönen Mittelpunkt, aber auch direkte Kommunikation über Telefon oder Videotelefonate sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Mein dritter Tipp richtet sich an Eltern. Auch wenn man Kinder hat, flexibel sein! Gerade wenn die Kinder noch klein sind kann es schwierig sein, ich kenne das selbst. Für mich als Chef ist es wichtig zu wissen, dass auch die Partner unserer Mitarbeiter helfen. Es ist also wichtig für das Elternpaar, darüber nachzudenken, wie flexibel man Arbeitszeiten und -orte gestalten kann. Eventuell haben ja beide die Möglichkeit, einen Tag in der Woche im Home Office zu arbeiten oder ähnliches.

Einen letzten Tipp habe ich noch. Offenheit für neue Ideen mitbringen sowie Toleranz und Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter stecken! Wir sind zum Beispiel gerade dabei, eine Reihe an Prozessen aufzustellen und zu optimieren, u.a. damit für alle Mitarbeiter klar ist, welche Möglichkeiten sie haben, ihren Arbeitsalltag zu gestalten. Das klingt vielleicht im ersten Moment, als ob es Freiheiten nimmt, dem ist aber nicht so. Vielmehr bilden diese Prozesse eine Art Rahmen oder Guideline für den digitalen Arbeitsplatz, transparent für alle Mitarbeiter.