Austausch und Vernetzung für Haupt- und Ehrenamtliche

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Stadt Würzburg

Erstmals nutzen haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter der Diözese Würzburg eine gemeinsame Plattform zum Informationsaustausch und zur Zusammenarbeit. Im Social Intranet lassen sich nicht nur die benötigten Formulare schneller und einfacher finden. Die Mitarbeiter aller Altersklassen haben die Möglichkeit, in themenorientierten Austausch zu treten, sich zu vernetzen und so Aufgaben mit einem zentralen Tool anzugehen.

Fakten:

Die Situation

2.500 Hauptamtliche und mehrere Tausend Ehrenamtliche in verstreuten Gemeinden brauchen eine geschützte Plattform zum Austausch, zur Zusammenarbeit und zur Information. Das bald 15 Jahre alte „Mitarbeiterinformationssystem“ – eine statische Informations- und Download-Plattform ohne Interaktion – soll abgelöst werden.

Die Lösung

Das Fellow Intranet (vormalig Viadesk) verbindet haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter. Informationen und Dateien können über die Volltextsuche einfacher gefunden und jederzeit heruntergeladen werden. Die Aktualisierung der Dateien wird vereinfacht. Zusätzliche soziale Funktionen des Intranets bieten allen Teilnehmern eine sichere Plattform für das dienstliche Miteinander.

Das Resultat

  • Vernetzung von Haupt- und Ehrenamtlichen aller Gemeinden

  • Zugriffsrechte flexibel und sicher zuteilen

  • Schnelleres Finden von Dokumenten

  • Sicherer Austausch auf einer geschützten Plattform

  • Übersicht über aktuelle Themen und Wissensdatenbank

  • Austauschgruppen für Kirchen und Gemeinden

Kollaborationsplattform für Haupt- und Ehrenamtliche

Das Spektrum an Altersgruppen und Tätigkeitsfeldern ist im Bistum Würzburg im Vergleich zu anderen Unternehmen sicherlich bemerkenswert. Die heterogene Struktur erstreckt sich vom jugendlichen Ministranten bis zum weiterhin aktiven Ruhestandspriester, vom hauptamtlichen Sachbearbeiter bis zum ehrenamtlichen Kirchenverwalter.

Mit einer neuen Kollaborationsplattform setzt das Bistum bewusst ein Zeichen: Zusammenarbeiten können hier Haupt- und Ehrenamtliche jeglichen Alters in einem einzigen System. Die Intention dabei ist, das Ehrenamt durch informative Einbindung zu stärken und gleichzeitig auch die innerbetrieblichen Kommunikationsbarrieren zu überwinden. Das ist gerade auch im kirchlichen Kontext etwas ganz Besonderes: das Bistum Würzburg gehört hier zu den Vorreitern. Soziale Medien sind im digitalen Zeitalter bereits für viele Zielgruppen unverzichtbar geworden, besonders wenn man die Ehrenamtlichen erreichen und die Jugendarbeit unterstützen möchte. „Das Ehrenamt ist die wichtigste Säule, die wir haben“, so Michael Röder, Projektleiter für das Intranet der Diözese „MIT – Mitarbeiterinformation und Teamarbeit“.

Social Intranet – Neuland für das Bistum

Nachdem die Diözese Würzburg bald 15 Jahre lang mit einer statischen Informations- und Download-Plattform gearbeitet hatte, war das Ziel klar: ein modernes All-in-One Paket zur Zusammenarbeit. Der Funktionsumfang sollte dabei ein Pendant zu einer Reihe gängiger Tools umfassen, darunter u.a. soziale Netzwerke, Chats, Umfragen, Austauschplattformen und Cloud-Services. Produkte, die diese Tools umfassen, sind auf dem Markt bereits etabliert und so war die Entscheidung schnell gefallen, keine Individualprogrammierung vornehmen zu lassen. Nichtsdestotrotz war es dem Bistum Würzburg ein besonderes Anliegen, dass der direkte Austausch zwischen Anbieter und Bistum gewahrt wird und es hierfür einen persönlichen Ansprechpartner gibt.

Das Fellow Intranet erfüllte als eine der wenigen Softwarelösungen die internen Anforderungen zu mehr als 80% und wurde daraufhin ausgiebig in einem Pilotprojekt getestet. Von den Testusern wurde die Fellow Umgebung durchweg positiv bewertet. Die besondere Nutzerfreundlichkeit wurde somit zum ausschlaggebenden Punkt für die Systemauswahl. Schon wenige Wochen nach der Entscheidung für Fellow Digitals war die Bistumsplattform „MIT – Mitarbeiterinformation und Teamarbeit“ betriebsbereit.

Weg von der Download-Plattform

Ein wichtiger Vorteil der neuen Plattform ist für das Bistum Würzburg sicherlich die Suchfunktion. Da weiterhin Dokumente zum Download angeboten werden, bleibt das neue Social Intranet zunächst noch sehr formularlastig. Die Volltextsuche innerhalb des Fellow Intranets erlaubt den Mitarbeitern jedoch ein wesentlich schnelleres Auffinden der gewünschten Dokumente, da nicht nur Titel, sondern auch Inhalte der Dateien durchsucht werden.

Die Gruppen innerhalb der Bistumsplattform „MIT – Mitarbeiterinformation und Teamarbeit“ dienen darüber hinaus dem Informationsaustausch. Zum Beispiel werden über das Social Intranet wichtige Mitteilungen und Neuigkeiten rund um das Bistum in einem geschlossenen Rahmen bekannt gegeben. Damit ist der Funktionsumfang allerdings noch nicht ausgeschöpft. Nach und nach entdecken die haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter die sozialen Funktionen und nutzen die Möglichkeiten zur Reaktion auf Beiträge sowie weitere Features zur Zusammenarbeit.

Dabei können sich unterschiedliche Abteilungen und Projektteams über neue Gruppen eigene digitale Kommunikationsräume schaffen und sich so auch auf auf neue Weise intern präsentieren. Auch kleinere Kirchengemeinden des gesamten Bistums nutzen die Gruppen im Social Intranet zur Vernetzung; dabei beantragen sie bei den Administratoren die Erstellung einer eigenen Gruppe. Durch praktische Gruppenvorlagen können genehmigte Gruppen schnell bereitgestellt werden. Diese können je nach Thema und Bedarf für alle Social Intranet Mitglieder geöffnet oder aber geschlossen für eine bestimmte Nutzergruppe zur Verfügung stehen.

Der Projektleiter für das Intranet der Diözese, Michael Röder, fasst zusammen:

Das Fellow Intranet ist für uns die geschützte dienstliche Plattform, die uns moderne Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit niederschwellig zur Verfügung stellt.

Michael Röder, Projektleiter

Annika Willers

Manager Internal Communication

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