Uitwisseling en netwerken voor vaste medewerkers en vrijwilligers

Klantverhalen | Bisdom Würzburg

1 februari 2023

intranet

Voor het eerst maken vaste medewerkers en vrijwilligers van de diocees Würzburg gebruik van een gemeenschappelijk platform om informatie uit te wisselen en samen te werken. In het Social Intranet zijn niet alleen de benodigde formulieren sneller en eenvoudiger te vinden. Ook hebben de medewerkers van alle leeftijdscategorieën de mogelijkheid om onderwerpgerichte ervaringen uit te wisselen, te netwerken en op deze wijze hun taken met een centrale tool uit te voeren,

Feiten:

Locatie: Duitsland
Deelnemers: 10.000
Toepassing: Community
Bistum Würzburg

De situatie

2.500 vaste medewerkers en vele duizenden vrijwilligers verspreid over verschillende gemeentes. Veel mensen die een veilig platform nodig hebben om ervaring uit te wisselen, te netwerken en informatie te verkrijgen. Het binnenkort 15 jaar oude “Informatiesysteem voor medewerkers”, een statisch informatie- en downloadplatform zonder interactie, moet worden vervangen.

De oplossing

Het Fellow Intranet (voormaals Viadesk) verbindt vaste medewerkers en vrijwilligers. Informatie en bestanden kunnen met behulp van zoekvragen volledig worden doorzocht en op elk willekeurig moment worden gedownload. Het actualiseren van bestanden wordt eenvoudiger. Aanvullende sociale functies van het intranet bieden alle deelnemers een veilig platform voor om samen te werken.

Het resultaat

Een netwerk van vaste medewerkers en vrijwilligers in alle gemeentes
Toegangsrechten flexibel en veilig toekennen
Documenten worden sneller gevonden
Een veilige uitwisseling van ervaring en informatie via een veilig platform
Overzicht over alle actuele onderwerpen en een kennisbank
Uitwisselingsgroepen voor kerken en gemeentes

Een samenwerkingsplatform voor vaste medewerkers en vrijwilligers

Het spectrum van leeftijdsgroepen en werkgebieden is in het bisdom Würzburg in vergelijking met andere organisaties absoluut opmerkelijk. De diverse structuur omvat het hele spectrum van jeugdige misdienaars tot en met nog steeds actieve gepensioneerden, van de administratief medewerker in vaste dienst tot de vrijwilliger die als kerkrentmeester actief is.

Met een nieuw samenwerkingsplatform geeft het bisdom bewust een signaal af: hier kunnen vaste medewerkers en vrijwilligers van alle leeftijden in één enkel systeem samenwerken. De bedoeling daarbij is het vrijwilligerswerk sterker te maken door informatie voor hen toegankelijk te maken en tegelijkertijd de communicatiebarrières binnen de organisatie te slechten. Dat is juist binnen de kerk zeer bijzonder: het bisdom Würzburg heeft hierin een voortrekkersrol. Sociale media zijn in het digitale tijdperk reeds voor veel doelgroepen onmisbaar geworden, vooral wanneer men de vrijwilligers wil bereiken en het jeugdwerk wil ondersteunen. “Vrijwilligerswerk is de belangrijkste steunpilaar die we hebben”, zegt Michael Schröder, projectleider van het intranet van de diocees “MIT – informatie voor de medewerkers en teamwork”.

Intranet – het nieuw terrein voor het bisdom

Nadat de diocees Würzburg bijna 15 jaar met een statisch informatie- en downloadplatform had gewerkt, was het doel duidelijk: een modern all-in-one-pakket voor de samenwerking. De omvang van de functies moest daarbij een tegenhanger van een reeks gangbare tools omvatten, waaronder sociale netwerken, chats, enquêtes, platforms voor uitwisseling en clouddiensten. Producten die deze tools omvatten, waren reeds op de markt en dus was de keus snel gemaakt om geen programmering voor een op het bisdom toegesneden product in opdracht te geven. Desondanks vond het bisdom Würzburg het belangrijk dat de rechtstreekse uitwisseling tussen aanbieder en bisdom gewaarborgd is en hiervoor een persoonlijke contactpersoon beschikbaar is.

Het Fellow Intranet voldeed als een van de weinige softwareoplossingen voor meer dan 80% aan de interne eisen en is vervolgens uitgebreid in een pilot getest. De testgebruikers beoordeelden de Fellow omgeving zonder uitzondering positief. De bijzondere gebruikersvriendelijkheid werd daarmee het doorslaggevende punt voor de keuze van dit systeem. Al enkele weken nadat er voor Fellow Digitals was gekozen, was het platform van het bisdom “MIT – Informatie voor de medewerkers en teamwork” operationeel.

Afscheid van het downloadplatform

Voor het Bisdom Würzburg is de zoekfunctie zeker een belangrijk voordeel van het nieuwe platform. Omdat er nog steeds documenten ter download worden aangeboden, zijn er de eerste tijd nog steeds erg veel formulieren. De zoekfunctie van het Fellow intranet stelt de medewerkers echter in staat om de gewenste documenten aanzienlijk sneller te vinden, aangezien niet alleen de titel maar ook de inhoud van de documenten kan worden doorzocht.

De groepen in het platform van het bisdom “MIT – Informatie voor de medewerkers en teamwork” dienen daarnaast om informatie uit te wisselen. Er worden via het Social Intranet bijvoorbeeld belangrijke mededelingen en nieuws rondom het bisdom in een besloten kader bekend gemaakt. Daarmee wordt nog geen gebruik gemaakt van alle mogelijkheden die de functies bieden. Geleidelijk ontdekken de vaste medewerkers en vrijwilligers de sociale functies en maken zij gebruik van de mogelijkheden om te reageren op artikelen en van andere features voor de samenwerking.

Daarbij kunnen verschillende afdelingen en projectteams door middel van nieuwe groepen eigen digitale communicatieruimtes creëren en zich zo op een nieuwe manier presenteren. Ook kleinere kerkgemeentes van het hele bisdom gebruiken de groepen in het Social Intranet om te netwerken. Daartoe dienen zij bij de administrators een verzoek in te dienen om een nieuwe groep aan te maken. Door praktische sjablonen voor groepen kunnen goedgekeurde groepen snel beschikbaar worden gesteld. Deze kunnen per onderwerp of per behoefte voor alle Social Intranet-leden als openbare groep, maar ook als besloten groep aan een bepaalde gebruikersgroep ter beschikking worden gesteld.

De projectleider van de diocees, Michael Röder, vat het als volgt samen: