eLearning in öffentlichen Verwaltungen und Behörden

Kundenstories | Kreisverwaltung Ahrweiler

16. Juni 2021

Als öffentliche Verwaltung und Behörde ist die Kreisverwaltung Ahrweiler für ein Gebiet mit rund 130.000 Einwohner*innen zuständig. Dabei erfüllt die Kreisverwaltung zahlreiche gesetzliche Aufgaben, beginnend mit Daseinsvorsorge, über Wirtschaftsförderung bis hin zu Bau- und Ordnungsrecht. Als direkter Ansprechpartner für die Einwohner müssen die etwa 400 Mitarbeiter stets bestens informiert sein. Um dafür Sorge zu tragen, muss ein regelmäßiger und effizienter Wissenstransfer gewährleitet sein. Die Kreisverwaltung Ahrweiler hat sich nun dazu entschieden, den Schulungsprozess für die Mitarbeiter mit einem eLearning Angebot zu ergänzen.

Fakten

Gebiet: Deutschland
400 Mitarbeiter
Industrie: öffentliche Verwaltung
Kreisverwaltung Ahrweiler

eLearning ergänzt Präsenzveranstaltungen

Für die rund 400 Mitarbeiter fanden bisher ausschließlich Präsenzveranstaltungen statt, damit alle stets auf dem neusten Informationsstand sind und die Anfragen der Einwohner zu deren Zufriedenheit bearbeitet werden können. Um den Fortbildungsbedarf der Mitarbeiter auch zeit- und ortsunabhängig erfüllen zu können, hat sich die KV Ahrweiler dazu entschieden, neben dem Angebot an Präsenzschulungen zusätzlich eLearning einzuführen. „eLearning ist für uns eine gute Möglichkeit, neben der individuellen Beratung und bei Präsenzveranstaltungen, die Anliegen von Datenschutz und IT-Sicherheit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nahezubringen,“ so Detlev Kess, IT-Sicherheits- und Datenschutzbeauftragter der Kreisverwaltung Ahrweiler und zudem zuständig für die Einführung und Betreuung von eLearning für diese Aufgabenbereiche.

Durch die Umstellung auf eLearning spart die Kreisverwaltung vor allem Zeit bei der Schulungsvorbereitung und -durchführung. Zusätzlich ist es ein Vorteil, dass die bereits bestehenden Kurse sowohl für neu eingestellte Mitarbeiter als auch für Kollegen, die beispielsweise die Abteilung wechseln, einfach freigeschaltet werden können. So durchlaufen die neuen Mitarbeiter die gleichen Schulungen wie diejenigen, die bereits länger in der Abteilung sind.

Mitarbeiter haben hier zusätzlich die Möglichkeit, zeitunabhängig zu lernen. Der Koordinationsaufwand für die Durchführung der Schulungen verringert sich somit. Weiterhin können auch einzelne Mitarbeiter unmittelbar geschult werden, ohne dass ein großer (Kosten-)Aufwand für eine Präsenzschulung entsteht.

Selbsterstellung mit Fellow LMS vs. fertige Inhalte

Zurzeit bietet die KV Ahrweiler ihren Mitarbeitern Datenschutz- und IT-Sicherheitsschulungen im Fellow LMS (vormalig Coursepath) an. Die Kurse werden dabei intern von den fachlich zuständigen Mitarbeitern selbst erstellt und gestaltet. Dabei ist langjährige Erfahrung mit den vermittelten Themen zur Erstellung der Inhalte sicherlich ein großer Vorteil. Die eigentliche Umsetzung im LMS geht den Kursautoren nach einer kurzen Einarbeitungs- und Testphase dann leicht von der Hand. Als Hilfestellung dienen aber auch die Ressourcen, die das Fellow LMS anbietet: Best Practice Beispiele und Tipps & Tricks auf dem Blog bieten immer wieder neue Einblicke und Ideen zu Möglichkeiten der Kursgestaltung. Wenn der Kurs dann einmal aufgesetzt ist, bedient sich die KV Ahrweiler gerne der Möglichkeit, über verschiedene Accounts, die jeweils unterschiedliche Rollen in der Akademie innehalten, selbst Änderungen nachvollziehen und kontrollieren zu können.

Geplant ist, dass auch weitere Themenbereiche mit eLearning abgedeckt werden. Hier denkt die Kreisverwaltung allerdings über vorgefertigte Inhalte nach, um den Aufwand bei der Erstellung zu reduzieren. Im Fellow LMS lassen sich solche fertigen Inhalte, unter anderem erstellt durch Partner, problemlos integrieren.

Für die KV Ahrweiler ist diese Hilfestellung von außen gerade dann interessant, wenn es um Spezialthemen geht, für die es intern keinen Experten gibt. Zudem gibt es Fälle, in denen der interne Ansprechpartner selbst die nötigen Kompetenzen zur Schulung der anderen Mitarbeiter noch nicht aufgebaut hat. Oder Kollegen, die mit der Erstellung der eLearning Kurse betraut sind, verfügen selbst nicht über die nötigen didaktischen Kenntnisse und stehen hier noch ganz am Anfang. Gerade in solchen Fällen ist ein Pool an vorgefertigtem Content ein Pluspunkt. So lassen sich innerhalb der Akademie der Kreisverwaltung zukünftig selbsterstellte Kurse flexibel mit fertigen Inhalten aus Standardkursen kombinieren.

Niederschwellige eLearning Einführung dank nutzerfreundlichem LMS

Für die Kreisverwaltung Ahrweiler fiel die Wahl bei der Einführung von eLearning schnell auf Fellow Digitals als Anbieter. Die flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten im Fellow LMS waren ausschlaggebend. Weiterhin legte die KV Wert darauf, dass die eLearning Plattform ohne Weiteres für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Hier ist ein webbasiertes Tool, das keinerlei Installationsaufwand benötigt und sofort einsatzbereit ist, eine hervorragende Lösung.

Dass das Fellow LMS trotz vieler Funktionen und Möglichkeiten stets leicht zu handhaben bleibt, war für die KV Ahrweiler mit Mitarbeitern in allen Altersstufen ein weiterer Pluspunkt. Detlev Kess fasst zusammen: „Ähnlich wie Word bei der Textverarbeitung ist das Fellow LMS bei eLearning ein Universaltool, dessen Flexibilität und die Feedback-Möglichkeit eine Vielzahl denkbarer Szenarien eröffnet.“ So haben Kursautoren vielfältige Möglichkeiten, ihre Schulungen zu gestalten. Beispielsweise lassen sich neben diversen Medienformaten, wie Text, Bild, Ton und Video, die verschiedenen Fragetypen der Plattform auch für Umfragen und Meinungsäußerungen zu beliebigen Themen nutzen. Auf der anderen Seite stehen die Lerner, die keine Einarbeitung in das eLearning Tool brauchen und direkt mit dem Lernen beginnen können. Die Plattform ist nutzerfreundlich gestaltet und somit für alle Mitarbeiter problemlos und auf Anhieb nutzbar.

Fazit

Für die Kreisverwaltung Ahrweiler ist mit der Einführung vom Fellow LMS der erste Schritt in Richtung digitaler Weiterbildung gemacht. Für die Kreisverwaltung steht fest, dass der Trend auch weiterhin in Richtung eLearning geht, dazu Detlev Kess:

Digitalisierung zieht in viele Bereiche der Verwaltung ein. Da ist es nur konsequent, auch die Fort- und Weiterbildung in elektronischer Form zu betreiben.

Durch die Umsetzung von Schulungen als eLearning nutzt die KV Ahrweiler die Zeit der Mitarbeiter effektiv und bietet zeit- und ortsunabhängige Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung. Mit den Datenschutz- und IT-Sicherheitsschulungen ist der Grundstein zum eLearning gelegt. Jetzt gilt es, das interne Kursangebot in der eigenen Akademie auszubauen und den Mitarbeitern weitere Themengebiete zur Verfügung zu stellen. Dabei wird die Kreisverwaltung Ahrweiler neben selbsterstellten Inhalten, vorgefertigte Standardkurse in die Plattform integrieren.