eLearning in openbare administraties en autoriteiten

Klantverhalen | District administratie Ahrweiler

16 juni 2021

Als overheidsinstantie is de districtadministratie van Ahrweiler verantwoordelijk voor een gebied met ongeveer 130.000 inwoners. De districtadministratie vervult talrijke wettelijke taken, variërend van het leveren van diensten van algemeen belang tot economische ontwikkeling en bouw- en regelgevingsrecht. Als direct aanspreekpunt voor de inwoners moeten de ongeveer 400 medewerkers altijd goed geïnformeerd zijn. Om dit te waarborgen, moet een regelmatige en efficiënte kennisoverdracht worden gegarandeerd. De districtadministratie van Ahrweiler heeft nu besloten het trainingsproces voor medewerkers aan te vullen met een eLearning-aanbod.

Feiten

Locatie: Duitsland
400 medewerkers
Branche: Overheid
Districtadministratie Ahrweiler

eLearning vult traditionele bijeenkomsten aan

Tot nu toe hebben de ongeveer 400 medewerkers alleen persoonlijk trainingen bijgewoond om op de hoogte te blijven van de nieuwste informatie en de vragen van de inwoners naar tevredenheid te behandelen. Om aan de behoefte aan voortgezette opleiding van de medewerkers te voldoen, onafhankelijk van tijd en plaats, heeft de districtadministratie Ahrweiler besloten eLearning in te voeren als aanvulling op het aanbod van klassikale trainingen. “Voor ons is eLearning een goede gelegenheid om de aandacht van onze medewerkers te vestigen op de zorgen omtrent gegevensbescherming en IT-beveiliging, naast individuele consultaties en face-to-face evenementen,” zegt Detlev Kess, IT-beveiligings- en gegevensbeschermingsfunctionaris van de districtadministratie Ahrweiler. Hij is ook verantwoordelijk voor de introductie en ondersteuning van eLearning voor deze gebieden.

Door over te schakelen op eLearning bespaart de districtadministratie tijd, vooral met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van trainingen. Bovendien is het een voordeel dat bestaande cursussen eenvoudig kunnen worden geactiveerd voor zowel nieuw aangenomen medewerkers als voor collega’s die van afdeling wisselen. Op deze manier doorlopen nieuwe medewerkers dezelfde training als degenen die al langer op de afdeling werken.

Medewerkers hebben ook de mogelijkheid om onafhankelijk van tijd te leren. Dit vermindert de coördinatie-inspanning voor de uitvoering van de trainingen. Bovendien kunnen individuele medewerkers ook direct worden getraind zonder de kosten en inspanningen van klassikale training.

Zelf creëren met Fellow LMS vs. kant-en-klare inhoud

Momenteel biedt de districtadministratie Ahrweiler haar medewerkers training in gegevensbescherming en IT-beveiliging aan met het Fellow LMS (voormaals Coursepath). De cursussen worden intern door de verantwoordelijke medewerkers gemaakt en ontworpen. Vele jaren ervaring met de behandelde onderwerpen is zeker een groot voordeel bij het creëren van de inhoud. Voor de cursus auteurs is de daadwerkelijke implementatie in het LMS eenvoudig na een korte inwerk- en testfase. De hulpmiddelen die door het Fellow LMS worden aangeboden, dienen ook als hulp: Best practice voorbeelden en tips & tricks op de blog bieden altijd nieuwe inzichten en ideeën voor het ontwerp van de cursussen. Zodra de cursus is opgezet, verwelkomt de districtadministratie de mogelijkheid om verschillende accounts te gebruiken, elk met een andere rol in de academie, om wijzigingen te volgen en te controleren.

Het is de bedoeling dat andere vakgebieden ook door eLearning worden gedekt. Hier overweegt de districtadministratie echter kant-en-klare inhoud om de tijd en moeite die nodig is voor het creëren ervan te verminderen. In het Fellow LMS kan dergelijke kant-en-klare inhoud, onder andere gecreëerd door partners, zonder problemen worden geïntegreerd.

Voor de districtadministratie Ahrweiler is deze externe ondersteuning vooral interessant als het gaat om speciale onderwerpen waarvoor geen interne expert beschikbaar is. Daarnaast zijn er gevallen waarin de interne contactpersoon nog niet de nodige vaardigheden heeft opgebouwd om de andere medewerkers te trainen. Of collega’s die belast zijn met het creëren van eLearning-cursussen beschikken zelf niet over de nodige didactische kennis en staan nog aan het begin van het proces. Vooral in dergelijke gevallen is een pool van kant-en-klare inhoud een voordeel. Zo kunnen binnen de Fellow LMS academie van de districtadministratie zelfgemaakte cursussen flexibel worden gecombineerd met kant-en-klare inhoud uit standaardcursussen.

Eenvoudige eLearning introductie dankzij gebruiksvriendelijk LMS

Voor de districtadministratie van Ahrweiler werd Fellow Digitals snel gekozen als de leverancier voor de introductie van eLearning. De flexibele ontwerpmogelijkheden in het Fellow LMS waren doorslaggevend. Verder hechtte de districtadministratie belang aan het feit dat het eLearning-platform gemakkelijk toegankelijk is voor alle medewerkers. Hier is een webgebaseerd hulpmiddel dat geen installatie-inspanning vereist en onmiddellijk klaar voor gebruik is, een uitstekende oplossing.

Het feit dat het Fellow LMS ondanks zijn vele functies en mogelijkheden gemakkelijk te gebruiken blijft, was een ander pluspunt voor de districtadministratie Ahrweiler met medewerkers van alle leeftijden. Detlev Kess vat samen: “Vergelijkbaar met Word in tekstverwerking, is het Fellow LMS een universeel hulpmiddel voor eLearning, waarvan de flexibiliteit en feedbackmogelijkheden een veelvoud aan denkbare scenario’s openen.” Dit geeft cursus auteurs een breed scala aan opties voor het ontwerpen van hun cursussen. Bijvoorbeeld, naast verschillende mediaformaten zoals tekst, afbeeldingen, geluid en video, kunnen ook de verschillende vraagtypen van het platform worden gebruikt voor enquêtes en meningsuitingen over elk onderwerp. Aan de andere kant zijn er de leerlingen die geen training nodig hebben in het eLearning hulpmiddel en onmiddellijk kunnen beginnen met leren. Het platform is gebruiksvriendelijk ontworpen en kan daarom zonder problemen door alle medewerkers worden gebruikt en meteen worden ingezet.

Conclusie

Voor de districtadministratie van Ahrweiler is de introductie van het Fellow LMS de eerste stap naar digitale professionele training. Voor de districtadministratie is het duidelijk dat de trend in de richting van eLearning zal blijven gaan. Detlev Kess legt uit:

"Digitalisering dringt door in vele gebieden van de administratie. Het is dus logisch om ook verdere educatie en training in elektronische vorm aan te bieden."

Detlev Kess

Door trainingen als eLearning uit te voeren, maakt de districtadministratie Ahrweiler effectief gebruik van de tijd van de medewerkers en biedt zij mogelijkheden voor verdere educatie en training, onafhankelijk van tijd en plaats. Met de trainingen gegevensbescherming en IT-beveiliging is de eerste steen voor eLearning gelegd. Nu is het de bedoeling het interne cursusaanbod binnen de eigen academie uit te breiden en de medewerkers aanvullende vakgebieden aan te bieden. De districtadministratie Ahrweiler zal kant-en-klare standaardcursussen integreren in het platform naast zelf geproduceerde inhoud.