Kräfte bündeln auf der Fusionsplattform

Kundenstories | Gemeinde Altena

Aalburg, Werkendam und Woudrichem fusionierten am 1. Januar 2019. Die neue Gemeinde Altena eröffnete unter dem Namen 'Het Plein' eine digitale Plattform, auf der sich 400 Kollegen und externe Partner treffen, um Informationen auszutauschen und Wissen zu teilen. Das Fellow Intranet dient als Grundlage für eine einfache und inhaltliche Zusammenarbeit in einer Umgebung, die die bevorstehende Fusion reibungslos steuert.

Fakten

  • Gebiet: Die Niederlande

  • 400 Mitarbeiter

  • Branche: Regierungsorganisation

  • Gemeinde Altena

Die alte Situation

400 Mitarbeiter in 3 Gemeinden hatten ihre eigenen Arbeitsweisen und benutzten verschiedene (veraltete) Tools und Systeme für Kommunikation und Informationsaustausch. Da sie nun fusionieren, wollten sie eine Plattform, auf der die Arbeitsgruppen leicht zusammenarbeiten können.

Die Lösung

Eine sichere und benutzerfreundliche Plattform, die einfach zu bedienen ist, schnell eingerichtet werden kann und neben der Zusammenarbeit auch den Informationsaustausch erleichtert. Das Fellow Intranet (vormalig Viadesk) erfüllt all diese Kriterien.

Das Ergebnis

  • Jeder ist für den anderen auffindbar

  • Arbeitsgruppen erledigen alles auf der Plattform

  • Der E-Mail-Verkehr nimmt drastisch ab

  • Sichere Zusammenarbeit, auch mit externen Partnern

  • Engagement unter den Kollegen

Neue Aufgaben, neue Zusammenarbeit

Die Gemeinden erhalten immer mehr Aufgaben von der nationalen Regierung. Pflege, Bildung, Gebäudewartung: alles Themen, die sie selbst regeln werden. Die drei Brabanter Gemeinden Aalburg, Werkendam und Woudrichem stellten fest, dass ihre Verwaltungskapazität zu klein wurde. Daher beschlossen sie, es künftig „gemeinsam zu tun“. Um diese Fusion reibungslos zu steuern, suchten sie nach einer gemeinsamen digitalen Plattform: einem modernen sozialen Intranet.

„Unsere Regel ist: keine E-Mails! Alles muss über das Intranet laufen“

Janneke Romijn, Kommunikationsberaterin & Webmasterin

Die Suche nach einer passenden Lösung

„Google Docs, Dropbox, i-Babs... jeder hatte sein eigenes System“, sagt Janneke Romijn, Kommunikationsberaterin & Webmasterin der Gemeinde Werkendam. „Das ist logisch, aber nicht sehr praktisch, wenn man zusammenarbeiten muss. Wir haben kurz SharePoint in Betracht gezogen, aber das ist viel zu kompliziert. Und E-Mails verursachen nur Unannehmlichkeiten und Missverständnisse. Aus der Kommunikationsabteilung suchten wir nach einem Tool, das:

  • schnell zu implementieren ist,

  • sehr einfach zu bedienen ist,

  • die Zusammenarbeit erleichtert,

  • den Wissensaustausch ermöglicht,

  • sicher ist!

Verschiedene Lösungen wurden in einer Marktstudie überprüft. Janneke: „Wir haben Webinare verfolgt, Veranstaltungen besucht und uns durch Demos informieren lassen. Wir haben Anbieter eingeladen, um Präsentationen zu geben. Dabei haben wir besonders auf Sicherheit (sehr wichtig: Datenlecks), Funktionalität und Preis geachtet. Schließlich haben wir eine Empfehlung auf der Grundlage des Angebots von Fellow Digitals geschrieben.“

Das Fellow Intranet ist ein SaaS-Produkt, also in der Cloud. Irgendwelche Einwände?

„Nein, wir arbeiten bereits vollständig in der Cloud. Natürlich haben wir die Sicherheit ausführlich besprochen. Das ist gut geregelt. Du musst dir das Sicherheitsniveau ansehen, aber auf unserem Intranet werden keine persönlichen Daten wie BSN-Nummern gespeichert. Einige Leute haben 'sensible' Dokumente, die sie gerne geschützt sehen und nicht für jedermann zugänglich machen möchten. Auch das ist gut geregelt.“

Gemeente Altena

Kannst du etwas über die Implementierung und Akzeptanz erzählen?

„Die Implementierung verlief sehr schnell. Innerhalb von 3 Wochen war alles fertig! Es waren keine umfangreichen Benutzersitzungen erforderlich. Um alle in die Plattform einzubinden, haben wir einen Implementierungsplan geschrieben, mit Zielgruppen, wo die 'Widerstände' liegen und wie wir diese umwandeln können. Der Ansatz war hauptsächlich, es den neuen Nutzern 'spaßig' zu machen. Keine andere Arbeitsweise, sondern eine bessere. Sozial.“

„Die Akzeptanz ist ein wesentlicher Bestandteil des Implementierungsplans. Wir haben mit einer Mini-Kampagne begonnen. Mit Informationen, einem Newsletter, einer Ankündigungs-E-Mail, Plakaten, einer E-Mail des Sekretärs, Flyern auf den Schreibtischen, Anleitungen, einer Selfie-Wand für Fotos. Drei Kommunikationsmitarbeiter sind täglich als Community-Manager im Einsatz. Was tun sie? Überwachen, begleiten, lenken, Menschen ermutigen, Tipps geben, Gruppen kontrollieren. Ich denke, viele Organisationen unterschätzen diese wichtige Aufgabe. Für ein soziales Intranet und dessen Erfolg ist es unverzichtbar.“

Was sind die ersten Ergebnisse?

Die Gemeinde Altena ist nun seit einigen Monaten dabei, über das Fellow Intranet zusammenzuarbeiten, Wissen zu teilen und zu kommunizieren. Was sind die ersten Reaktionen und Erkenntnisse? „Es läuft gut“, sagt Janneke. „Wir sind wirklich zufrieden. Wir erhalten immer noch täglich neue Anmeldungen. Der Anfang ging sehr schnell, danach gab es einen kleinen Einbruch. Aber von den 400 Kollegen sind inzwischen 320 auf der Plattform aktiv.“

Die Gefahr besteht, dass die Leute in alte Gewohnheiten zurückfallen oder weiterhin alte Systeme verwenden. „Unsere Regel ist: keine E-Mails! Alles muss über das Intranet laufen“, sagt Janneke. „Wir erhalten jetzt regelmäßig Fragen per E-Mail. Oft können wir diese selbst nicht beantworten, weil sie woanders hingehören. Unser Rat an diesen Mitarbeiter: Stelle deine Frage auf Het Plein! Mit einer 'Erwähnung' erhalten die Leute, die über diese Informationen verfügen, eine Benachrichtigung. Sie können dann einfach, schnell und inhaltlich deine Frage beantworten. Die Stellenangebote sind jetzt vom alten Intranet auf Het Plein verlinkt. Dies fördert die Nutzung zusätzlich. Die Absicht ist, dass wir Informationen nur noch über die neue Plattform teilen.“

Wie misst du den Erfolg von Het Plein?

„Wir evaluieren sehr bewusst. Wir haben uns jetzt dreimal getroffen, um den Fortschritt, die Reaktionen und die Nutzung zu besprechen. Dies wiederholen wir einmal im Monat und periodisch mit einer größeren Gruppe (einschließlich der Nutzer). In unserem Implementierungsplan haben wir die folgenden Messpunkte definiert:

Wie viele Menschen melden sich an? Wie viele Menschen sind aktiv? Wie viele Gruppen werden erstellt? Welche Aktivitäten finden in den Gruppen statt? „Im Vorfeld haben wir gesagt: mindestens 60 % der Nutzer müssen sich anmelden und 80 % der Gruppen müssen aktiv sein. Dann ist die Plattform ein Erfolg. Daran arbeiten wir hart. Und wenn etwas nicht klappt, schalten wir auf Plan B um, wie bei der Grünpflege. Die sind nicht allzu oft online. Also gehen wir einfach vorbei, um es zu erklären. Einfach persönlicher Kontakt, old school. Wir sind froh über unsere Wahl für Fellow Digitals. Die ersten Ergebnisse sind sehr positiv, selbst die Beigeordneten veröffentlichen inzwischen!“


Hans Koekkoek

Business Development Manager

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