Krachten bundelen op het fusie platform
Klantverhalen | Gemeente Altena
Aalburg, Werkendam en Woudrichem fuseerden op 1 januari 2019. De nieuwe gemeente Altena opende onder de naam ‘Het Plein’ een digitaal platform waar 400 collega’s en externen elkaar ontmoeten om informatie te delen en kennis uit te wisselen. Het Fellow intranet dient als basis om makkelijk én inhoudelijk samen te werken in een omgeving die de aanstaande fusie in goede banen leidt.
Feiten
Locatie: Nederland
400 medewerkers
Branche: Overheid
De oude situatie
400 medewerkers in 3 gemeenten hebben een eigen werkwijze en gebruiken diverse (verouderde) tools en systemen voor communicatie en het delen van informatie. Nu ze gaan fuseren wil men één platform waarop de werkgroepen makkelijk kunnen samenwerken.
De oplossing
Een veilig en gebruiksvriendelijk platform dat eenvoudig is in gebruik, snel op te zetten is en die naast samenwerking ook informatiedeling faciliteert. Het Fellow intranet (voormaals Viadesk) voldoet op alle punten.
Het resultaat
Iedereen is vindbaar voor elkaar
Werkgroepen doen alles op het platform
Mailverkeer neemt drastisch af
Veilig samenwerken, ook met externen
Creëert betrokkenheid bij collega’s
Nieuwe taken, nieuwe samenwerking
Gemeenten krijgen er steeds meer taken bij vanuit de landelijke overheid. De zorg, het onderwijs, het onderhoud aan gebouwen: allemaal thema’s die ze zelf gaan regelen. De drie Brabantse gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem constateerden dat hun bestuurlijke draagkracht te klein werd. Daarom besloten zij het voortaan ‘samen te doen’. Om die fusie in goede banen te leiden zochten zij naar één gezamenlijk digitaal platform: een modern social intranet.
De zoektocht naar een passende oplossing
“Google docs, Dropbox, i-Babs….iedereen had zijn eigen systeem,” zegt Janneke Romijn, communicatieadviseur & webmaster gemeente Werkendam. “Dat is logisch maar niet heel handig als je moet samenwerken. We hebben kort Sharepoint overwogen, maar dat is veel te ingewikkeld. En mailen zorgt alleen maar voor overlast en miscommunicatie. Vanuit de afdeling communicatie gingen we op zoek ging naar een tool die:
snel te implementeren is
heel eenvoudig is in gebruik
samenwerking faciliteert
kennisdeling mogelijk maakt
veilig is!
Er werden diverse oplossingen bekeken in een marktverkenning. Janneke: “We hebben webinars gevolgd, events bezocht en ons via demo’s laten voorlichten. We hebben leveranciers uitgenodigd om een presentatie te geven. Daarbij hebben we vooral gelet op veiligheid (erg belangrijk: datalekken), functionaliteit en prijs. Uiteindelijk hebben we een advies geschreven op basis van het Fellow Digitals aanbod.”
Het Fellow intranet is een SaaS product, in de cloud dus. Geen bezwaar?
“Nee, wij werken al volledig in de cloud. Beveiliging hebben we natuurlijk wel uitgebreid besproken. Dat is goed geregeld. Je zult wel moeten kijken naar het beveiligingsniveau, maar op ons intranet komen geen persoonsgegevens zoals BSN nummers te staan. Sommige mensen hebben ‘gevoelige’ documenten die zij graag afgeschermd zien en niet voor iedereen zichtbaar zijn. Ook dat is goed geregeld.”
“Onze regel is: niet mailen! Alles moet via het intranet,”
Kun je iets vertellen over de implementatie en adoptie?
“De implementatie ging razendsnel. In 3 weken stond alles! Daar waren ook geen uitgebreide gebruikerssessies voor nodig. Om iedereen bij het platform te betrekken hebben wij een implementatieplan geschreven, met doelgroepen, waar zitten de ‘tegens’, hoe kunnen we die ombuigen. De insteek was vooral om het ‘leuk’ te brengen naar de nieuwe gebruikers. Geen andere manier van werken, maar een betere manier. Sociaal.”
“De adoptie is een wezenlijk onderdeel van het implementatieplan. We zijn gestart met een mini-campagne. Met informatie, een nieuwsbrief, aankondigingsmail, posters, een mail van de secretaris, flyers op de bureaus, instructies, een selfiewand voor foto’s. Drie medewerkers van communicatie zijn dagelijks in de weer als community managers. Wat zij doen? Monitoren, begeleiden, sturen, mensen aanmoedigen, tips plaatsen, groepen controleren. Ik denk dat veel organisaties deze belangrijke klus onderschatten. Voor een social intranet en het succes daarvan is het onmisbaar.”
Wat zijn de eerste resultaten?
De gemeente Altena is nu een paar maanden druk aan het samenwerken, kennisdelen en communiceren via het Fellow intranet. Wat zijn de eerste reacties en bevindingen? “Het gaat goed,” zegt Janneke. “Wij zijn echt tevreden. Nog steeds krijgen we iedere dag nieuwe aanmeldingen. Het begin ging razendsnel, daarna volgde wel een dipje. Maar van de 400 collega’s zijn er inmiddels 320 actief op het platform.”
Het gevaar is dat mensen terugvallen in oude gewoonten of van oude systemen gebruik blijven maken. “Onze regel is: niet mailen! Alles moet via intranet,” zegt Janneke. “We krijgen nu regelmatig vragen, per email. Die wij vaak zelf niet kunnen beantwoorden omdat ze ergens anders thuishoren. Ons advies aan die medewerker: zet je vraag op Het Plein! Met een ‘mention’ krijgen de mensen die over die info beschikken direct een melding. Zij kunnen dan eenvoudig, snel en inhoudelijk je vraag beantwoorden. De vacatures zijn tegenwoordig doorgelinkt vanaf het oude intranet naar Het Plein. Daarmee wordt het gebruik extra gestimuleerd. De bedoeling is dat we informatie alleen via het nieuwe platform delen.”
Hoe meten jullie het succes van Het Plein?
“We evalueren heel bewust. We zijn inmiddels 3x keer bij elkaar gekomen om de voortgang, reacties en het gebruik te bespreken. Dit herhalen we 1x per maand en periodiek met een grotere groep (inclusief gebruikers). In ons implementatieplan hebben we de volgende meetpunten gedefinieerd:
hoeveel mensen melden zich aan?
hoeveel mensen zijn actief?
hoeveel groepen worden er gemaakt?
welke activiteit vindt er in de groepen plaats?
“Vooraf hebben we gezegd: minimaal 60% van de gebruikers moet zich aanmelden en 80% van de groepen moet actief zijn. Dan is het platform een succes. Daar werken we hard aan. En als iets niet lukt schakelen we over op plan B, zoals bij de groendienst. Die zijn niet al te vaak online. Dus gaan we gewoon langs om uitleg te geven. Gewoon persoonlijk contact, old school. Wij zijn blij met onze keuze voor Fellow Digitals. De eerste resultaten stemmen ons zeer positief, zelfs de wethouders publiceren inmiddels!”
We delen onze ervaring graag met jou
Meer klantverhalen
