Zusammenarbeit, bei der niemand außen vor bleibt

Kundenstories | Kindzentrum Borgele

Ballons, Cupcakes, eine echte Zeitmaschine, der amtierende stellvertretende Bürgermeister und mehr als 1100 Besucher. So wurde vor einem Jahr das KindCentrum Borgele in Deventer feierlich eröffnet. Ein Versorgungszentrum, in dem sich vier Institutionen täglich um die Entwicklung junger Kinder kümmern. Seit Februar 2018 arbeiten diese Institutionen nicht nur physisch in einem Raum zusammen, sondern haben sich auch digital gefunden. Auf dem Fellow Intranet (vormalig Viadesk), treffen sich die Mitarbeiter, arbeiten zusammen und teilen ihr Wissen.

Fakten

Die alte Situation

Es wurde beschlossen, eine öffentliche Grundschule, eine Schule für Sonderpädagogik, eine Kindertagesstätte und ein orthopädisches Tageszentrum zusammenzuführen. Die 110 Mitarbeiter, die auf vier Organisationen verteilt sind, mussten auf einer sozialen Plattform vereint werden, um zusammenzuarbeiten und Wissen zu teilen.

Die Lösung

Ein benutzerfreundliches soziales Intranet, das alle Mitarbeiter verbindet, einfach zu bedienen ist, schnell eingerichtet werden kann und sowohl die Zusammenarbeit als auch den Wissensaustausch erleichtert. Das Fellow Intranet erfüllt all diese Kriterien.

Das Ergebnis

Jeder ist für den anderen auffindbar Entstehung von Wissensgruppen Informationen und Fachwissen sind zugänglich Sichere Zusammenarbeit Schafft Engagement unter den Kollegen.

Jeder darf mitmachen

Das KindCentrum Borgele befindet sich in einem besonders schönen Gebäude, das seit Anfang 2017 eine öffentliche Grundschule, eine Schule für Sonderpädagogik, eine reguläre Kindertagesstätte und ein orthopädisches Kinderzentrum beherbergt. Ein einzigartiges Konzept in den Niederlanden, bei dem Kinder aus der Grund- und der Sonderpädagogik zusammenkommen.

„Von der Regierung aus sollen Jugendhilfe, Kinderbetreuung und Bildung so weit wie möglich zusammenarbeiten. Aber für Kinder mit einem besonderen Pflegebedarf ist in der Kombination mit Bildung eigentlich wenig geregelt“, sagt Generaldirektor Huub de Haan. „KindCentrum Borgele bietet hier eine Lösung. Kinder, die auf Sonderpädagogik oder Pflege angewiesen sind, bekommen hier die Chance, mit Kindern in Kontakt zu kommen, die eine reguläre Grundschule besuchen. Umgekehrt lernen die Kinder aus der regulären Bildung besondere Kinder kennen. Jeder kann mitmachen.“

Zusammenarbeit organisieren

Die vier Partner des KindCentrum Borgele verfügen über eigenes Wissen und Expertise, mit jeweils eigenen Arbeitsmethoden und digitalen Netzwerken. Es war also ziemlich kompliziert, sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit gut verläuft. Huub de Haan: „Früher haben wir unabhängig voneinander gearbeitet. Wie einzelne Läden. Wir mussten das also gut organisieren. Ein wichtiger erster Schritt war die Realisierung des neuen Gebäudes, einer transparenten und nachhaltigen Sammelstelle, an der sich alle treffen. Sozusagen eine ‚ideale Gesellschaft im Kleinen‘. Wir sind sehr zufrieden, wie sich das entwickelt.“

Der zweite Schritt wurde kürzlich gemacht, indem alle Mitarbeiter und Kollegen auch online zusammengebracht wurden. „Sie können sich an der zentralen Kaffeetheke treffen, aber die Tatsache ist, dass nicht alle gleichzeitig Pause haben. Also haben wir unsere Suche nach einem ‚virtuellen Ort in der Cloud‘ gestartet.“

Die Suche nach einem geeigneten sozialen Intranet

Jeder arbeitete in seiner eigenen Umgebung mit eigenen Tools. Logisch natürlich, aber nicht praktisch, wenn man gut zusammenarbeiten möchte. „Die neue Plattform musste transparent sein. Die Leute müssen sich sehen, voneinander lernen und sich gegenseitig helfen können. Natürlich aus sozialer Sicht, um mehr Engagement zu schaffen, aber auch um eine effizientere Arbeitsweise zu ermöglichen“, sagt Huub de Haan.

De Haan begann seine Suche bei Google. Einfach Schlüsselwörter eingeben und sehen, wer die Anbieter sind. „Die Suche dehnte sich schnell auch offline aus. Wir haben mit vielen Menschen gesprochen und nach ihren Erfahrungen mit sozialen Plattformen gefragt. Bei Besuchen in anderen Organisationen haben wir viele Lösungen gesehen, die für uns nicht funktioniert haben. Diese Informationen haben wir mit unseren Anforderungen verknüpft, eine Liste, die auf den Wünschen unserer Mitarbeiter basiert. Denn ein gutes soziales Intranet beginnt mit den Bedürfnissen der Nutzer.“

Huub de Haan hörte gute Dinge über Fellow Digitals und beschloss, einen Termin mit Anke, der Social Intranet Beraterin des Amsterdamer Anbieters, zu vereinbaren. Eine Online-Demonstration folgte. „Und ab diesem Moment ging es sehr schnell. Das Fellow Intranet passte hervorragend zu unseren Bedürfnissen. Aber wir wollten Sicherheit; man beginnt so ein Projekt nicht für eine kurze Zeit. Deshalb haben wir zuerst zwei Monate lang eine Testplattform verwendet, um alles zu testen. Die Tests verliefen sehr zufriedenstellend.“

Kindcentrum Borgele

Implementierung

Die Wahl fiel auf Fellow Digitals. „Wir haben sofort losgelegt. Die Plattform war innerhalb von zwei Wochen live. So konnten wir allen 100 Mitarbeitern das neue soziale Intranet während eines gemeinsamen Studientages präsentieren. Anke und Roel von Fellow Digitals führten einen unterhaltsamen und informativen Workshop durch, bei dem jeder seinen Laptop benutzte, um sein Profil auszufüllen und ein Foto hochzuladen. Wir beendeten den Tag mit einem Online-Quiz ‚Kenne deinen Kollegen‘. Die Mitarbeiter sahen ein Foto eines Kollegen und mussten raten, wer das war und was er/sie in unserer Organisation tat. Ein lustiger, lehrreicher, leichter und sehr funktionaler Nachmittag.“

Adoption

Es wird viel über Adoption gesprochen und geschrieben. Wie sorgst du dafür, dass die Mitarbeiter das soziale Intranet tatsächlich nutzen? Huub de Haan: „Wir haben mit den Early Adopters begonnen, etwa 15 Leuten, die sehr begeistert von der Plattform sind. Sie geben ein gutes Beispiel und zeigen dem Rest, wie das Intranet funktioniert und welche Vorteile es hat. Zum Beispiel, wie man online neue Aktivitäten organisiert (den Freitagabend-Drink) oder Besprechungsräume reserviert. Wir sagen: Zeig es, überrasche dich gegenseitig mit neuen Dingen. Das wirkt sehr stimulierend.“

Die ersten Ergebnisse

Mittlerweile sind einige Wochen vergangen. Viele Mitarbeiter sind im Intranet aktiv. Eine große Anzahl von Gruppen wurde erstellt. Der Kalender wird viel genutzt und das Datumsauswahl- und Umfragetool sind auch sehr beliebt.

„Wir sehen bereits, dass Ziele erreicht werden. Die Gruppe ‚Autismus‘ ist ein gutes Beispiel. Hier finden sich Menschen mit gemeinsamen Interessen oder Wissen. Sie teilen alles, verabreden sich, machen Pläne und arbeiten an Projekten. Wenn ich jetzt nach ‚Autismus‘ suche, sehe ich plötzlich 7 Kollegen, die sich damit auskennen. So erschließt du Wissen und erhöhst das Engagement. Das ist doch großartig!“

Generaldirektor Huub de Haan

Die Zukunft Huub und sein Team werden die Plattform weiter ausbauen. „Vielleicht folgt bald eine Verknüpfung mit unserer Office 365 Umgebung, aber das nehmen wir später in Angriff. Im Moment liegt unser Fokus auf dem sozialen Intranet. Sicherstellen, dass Ziele erreicht werden und die Leute begeistert mit dem Intranet arbeiten. Der Kontakt mit Fellow Digitals ist sehr angenehm; die Wege sind kurz und die Menschen sehr hilfsbereit. Wir hoffen, dass unsere Zusammenarbeit mit Fellow Digitals dazu beiträgt, dass wir unsere wichtigste Aufgabe erfüllen können. Die Betreuung und Entwicklung des Kindes muss im Mittelpunkt stehen. Jedes Kind sollte die Möglichkeit haben, sich auf seine Weise zu entwickeln. Niemand darf außen vor bleiben. Kinder mit und ohne Behinderung begegnen sich hier täglich und lernen, sich gegenseitig zu akzeptieren. Das ist wunderschön zu sehen. Ich hoffe, dass unser Ansatz in ganz Holland Nachahmung findet. Dafür setzen wir uns ein!“


Hans Koekkoek

Business Development Manager

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