Samenwerking waar niemand buiten de boot mag vallen

Klantverhalen | Kindcentrum Borgele

Ballonnen, cupcakes, een heuse tijdmachine, de locoburgemeester van dienst en meer dan 1100 bezoekers. Zo werd een jaar geleden het KindCentrum Borgele in Deventer op feestelijke wijze geopend. Een voorzieningencentrum waar vier instellingen zich dagelijks bekommeren om de ontwikkeling van jonge kinderen. Sinds februari 2018 werken de instellingen niet alleen fysiek in één ruimte, ook digitaal hebben zij elkaar gevonden. Op het Fellow intranet (voormaals Viadesk) waar de medewerkers elkaar ontmoeten, waar ze samenwerken en hun kennis kunnen delen.

 Feiten:

De oude situatie

Het besluit wordt genomen om een openbare basisschool, een school voor bijzonder onderwijs, een kinderopvang en een orthopedisch dagcentrum samen te voegen. De 110 medewerkers verspreid over 4 organisaties moeten verenigd worden op één sociaal platform om samen te werken en kennis te delen.

De oplossing

Een gebruiksvriendelijk social intranet dat alle medewerkers verbind, eenvoudig in gebruik is, snel is op te zetten en naast samenwerking ook kennisdeling faciliteert. Het Fellow intranet van Fellow Digitals voldoet op alle punten.

Het resultaat

  • Iedereen is vindbaar voor elkaar

  • Ontstaan van kennisgroepen

  • Informatie en expertise wordt ontsloten

  • Veilig samenwerken met elkaar

  • Creëert betrokkenheid bij collega’s 

Iedereen mag meedoen

Het KindCentrum Borgele is gehuisvest in een bijzonder fraai gebouw dat sinds begin 2017 onderdak biedt aan een openbare basisschool, een school voor speciaal onderwijs, een reguliere kinderopvang en een orthopedisch kinderdagcentrum. Een uniek concept in Nederland, waar kinderen uit het basisonderwijs én speciaal onderwijs samenkomen.

“Vanuit de overheid moeten jeugdhulp, kinderopvang en onderwijs zo veel mogelijk samenwerken. Maar voor kinderen met een speciale zorgbehoefte is in de combinatie met onderwijs eigenlijk weinig geregeld”, zegt algemeen directeur Huub de Haan. “KindCentrum Borgele voorziet hierin. Kinderen die zijn aangewezen op speciaal onderwijs of zorg, krijgen hier wél de kans om in contact te komen met kinderen die naar een reguliere basisschool gaan. Omgekeerd maken de kinderen uit het reguliere onderwijs kennis met bijzondere kinderen. Iedereen mag meedoen.”

Samenwerking organiseren

De vier partners van het KindCentrum Borgele beschikken over eigen kennis en expertise, met ieder hun eigen werkwijze en digitale netwerken. Het is dus best ingewikkeld om er voor te zorgen dat de samenwerking goed verloopt. Huub de Haan: “Voorheen werkten we los van elkaar. Als losse winkeltjes. We moesten dit dus goed organiseren. Een belangrijke eerste stap was de realisatie van het nieuwe gebouw, een transparante en duurzame verzamelplek waar iedereen samenkomt. Zeg maar een ‘ideale maatschappij in het klein’. We zijn heel tevreden hoe zich dit ontwikkelt.”

De tweede stap is onlangs gezet, door alle medewerkers en collega’s ook online samen te brengen. “Ze kunnen elkaar treffen bij de centrale koffiecorner, feit is natuurlijk dat niet iedereen tegelijk pauze heeft. Zo zijn wij onze zoektocht gestart naar ‘een virtueel plekje in de cloud.

De zoektocht naar een geschikt een social intranet

Iedereen werkte in z’n eigen omgeving, met eigen tools. Logisch natuurlijk, maar niet handig als je goed wilt samenwerken. “Het nieuwe platform moest transparant zijn. Mensen moeten elkaar kunnen zien, van elkaar leren, elkaar helpen. Natuurlijk vanuit een sociaal oogpunt om meer betrokkenheid, maar ook om een efficiëntere werkwijze te creëren,” aldus Huub de Haan.

De Haan begon zijn zoektocht op Google. Gewoon keywords invoeren en zien wie de aanbieders zijn. “De zoektocht breidde zich ook offline snel uit. We hebben veel mensen gesproken en gevraagd naar hun ervaringen met sociale platformen. Tijdens de bezoeken aan andere organisaties kwamen we veel oplossingen tegen die niet voor ons werkten. Al die informatie hebben we gekoppeld aan ons pakket van eisen, een lijst die is opgesteld op basis van de wensen van onze medewerkers. Want een goed social intranet begint immers bij de behoefte van de gebruiker.”

Huub de Haan hoorde goede berichten over Fellow Digitals en besloot een afspraak met Anke te maken, de social intranet consultant van de Amsterdamse aanbieder. Een online demonstratie volgde. “En vanaf dat moment ging het razendsnel. Het Fellow intranet sloot geweldig aan bij onze wensen. Maar we wilden wel zekerheid; je gaat zo’n traject niet aan voor een korte periode. Dat is de reden dat we eerst 2 maanden een proefplatform hebben gebruikt om alles te testen. Het testen verliep naar grote tevredenheid.”

Kindcentrum Borgele

Implementatie

De keuze viel dus op Fellow Digitals. “We zijn direct aan de slag gegaan. Het platform stond binnen 2 weken live. Zo konden we tijdens een gezamenlijke studiedag aan alle 100 medewerkers het nieuwe social intranet presenteren. Anke en Roel van Fellow Digitals verzorgden een leuke en informatieve workshop, waarbij iedereen achter de laptop kroop om het eigen profiel in te vullen en een foto te uploaden. We besloten de dag met een online test, ‘ken je collega’. Medewerkers kregen een foto van een collega te zien, waarna zij moesten raden wie dit was en wat hij/zij deed binnen onze organisatie. Een leuke, leerzame, luchtige en erg functionele middag.”

Adoptie

Er wordt veel gezegd en geschreven over adoptie. Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers ook daadwerkelijk van het social intranet gebruik gaan maken? Huub de Haan: “We zijn gestart met het inzetten van de early adopters, een stuk of 15 mensen die erg enthousiast zijn over het platform. Zij geven het goede voorbeeld en laten zien aan de rest hoe het Fellow intranet werkt én wat de voordelen zijn. Bijvoorbeeld hoe je online nieuwe activiteiten organiseert (de vrijdagmiddagborrel), of bespreekruimtes reserveert. Wij zeggen: laat het zien, verras elkaar met nieuwe dingen. Dat werkt bijzonder stimulerend.”

De eerste resultaten

We zijn inmiddels een paar weken verder. Veel medewerkers zijn actief op het social intranet. Een groot aantal groepen is aangemaakt. De agenda wordt veel gebruikt en de datumprikker en de enquêtetool blijken ook erg populair te zijn.

“Nu al zien we dat doelstellingen gerealiseerd worden. De groep ‘Autisme’ is een mooi voorbeeld. Hier vinden mensen met gedeelde interesse of kennis elkaar. Ze delen van alles, spreken met elkaar af, maken plannen en werken aan projecten. Als ik nu zoek op ‘autisme’ zie ik plots 7 collega’s die hier verstand van hebben. Zo ontsluit je kennis en vergroot je betrokkenheid, dat is toch geweldig!”

Huub de Haan, algemeen directeur

De toekomst

Huub en zijn team gaan het platform verder uitbouwen. “Mogelijk volgt binnenkort een koppeling met onze Office 365 omgeving, maar dat pakken we later op. Voor nu ligt onze focus op het social intranet. Ervoor zorgen dat doelstellingen gerealiseerd worden en mensen enthousiast aan de slag gaan met het intranet. Het contact met Fellow Digitals loopt erg prettig; de lijnen zijn kort en de mensen zeer hulpvaardig. Wij hopen dat onze samenwerking met Fellow Digitals ertoe bijdraagt dat wij onze belangrijkste taak kunnen uitvoeren. De zorg en ontwikkeling van het kind moeten centraal staan. Ieder kind moet de mogelijkheid hebben zich op zijn eigen manier te ontwikkelen. Niemand mag buiten de boot vallen. Kinderen met en zonder beperking komen elkaar hier iedere dag tegen en leren elkaar accepteren. Dat is prachtig om te zien. Ik hoop dat onze aanpak overal in Nederland navolging krijgt. Daar zetten wij onze schouders onder!”


Hans Koekkoek

Business Development Manager

Boek een gratis demo en ervaar het platform zelf