Schritt 2: Den richtigen eLearning-Anbieter finden

Blog | Tutorial

14. April 2022

eLearning

1. Welches Tool passt zu meinem Bedarf?

Projektmanagementsoftware, Lernmanagementsystem, Social Intranet, Schulungsprogramm, Talent Management Plattform – Tools gibt es wie Sand am Meer. Gerade deswegen ist es für Sie umso wichtiger, genau zu wissen, welcher Lösungsansatz am besten zu Ihrem Vorhaben passt.

Definieren Sie dazu vorab Ihre Strategie, wie im Schritt eLearning erfolgreich einführen beschrieben. Welche Herausforderungen soll Ihnen das gewählte Tool erleichtern? Welche Prozesse sollen mit der Software abgebildet werden? Auf welche Weise möchten Sie Ihre Zielgruppen erreichen?

Geht es Ihnen darum, Wissen nachweisbar für Ihre Teilnehmer:innen zu vermitteln? Dann sind Sie wahrscheinlich mit eLearning auf der sicheren Seite. Sie möchten herausfinden, ob ein Lernmanagementsystem (LMS) die richtige Wahl für Sie ist?

2. Die richtige (eLearning) Software auswählen

Um die richtige Lernsoftware auswählen zu können, geht es nun weiter in die Tiefe. Definieren Sie Ihre Anforderungen auf Grundlage Ihrer Ziele genauer.

Wer genau nutzt die Software? Wie sieht die Arbeitswelt Ihrer Mitarbeiter:innen aus? Benötigen Sie Inhalte in verschiedenen Sprachen? Welche digitalen Vorkenntnisse haben Ihre Lernenden? Wie soll das Teilnehmermanagement aussehen?
Welche Features benötigen Sie? Was sind Minimalanforderungen und was ist darüber hinaus „Nice to have“? Wie wichtig sind Ihnen beispielsweise die Thema Personalisierung oder Branding? Welche Lernziele haben Sie? Ist für Ihre Zielgruppe vielleicht das Thema Barrierefreiheit relevant?
Was ist Ihnen wichtiger: möglichst viele Funktionen oder eine eher reduzierte und damit benutzerfreundlichere Anwendung („Ease of use“)?
Wie zukunftsfähig muss Ihre eLearning-Plattform sein?
Welche regulatorischen und sicherheitsrelevanten Vorgaben müssen Sie berücksichtigen? Welche Maßnahmen zum Datenschutz sind nötig?
Wie muss der Service aussehen? Was können Sie mit Ihrem Team selbst erreichen, wo brauchen Sie Experten, die Ihnen zur Seite stehen? Wie sollte die Reaktionszeit für Ihren Support sein?
Vergleichen Sie Preismodelle. Wie flexibel muss die Gestaltung hier sein, beispielsweise eine problemlose Erweiterung der Nutzeranzahl?

Tipp:Beziehen Sie den Betriebsrat von Anfang an in den Prozess ein, etwa zur Wahrung der Datenschutzrechte Ihrer Mitarbeiter:innen. So gehen Sie sicher, dass Ihnen nicht kurz vor Abschluss des Vertrages noch Steine in den Weg gelegt werden. Gegebenenfalls muss eine Betriebsvereinbarung aufgesetzt werden.

Wir haben Ihnen hier eine Übersicht mit beliebten und häufig nachgefragten Produkt- und Sicherheitsanforderungen an eLearning-Tools zusammengestellt, die Sie als Orientierung für Ihren persönlichen Anforderungskatalog nutzen können:

Autorensystem und Lernszenarien

WYSIWYG-Editor
Modularer Kursaufbau
Lerninhalte (z. B. Bilder, Audiodateien, Videos, frei verfügbare Online-Bilddatenbank)
PowerPoint-Konvertierung
PDF-Upload
Externer Content (Einbettung von SCORM, HTML5, xAPI und LTI)
Benachrichtigungen und Kommentierfunktionen
Mehrsprachigkeit
Zusammenarbeit und Kollaboration
Gamification (Badges)
Glossar
Termine/Kurs-Kalender
Test- und Umfrageoptionen mit Ort, Datum und Unterschrift (Single Choice, Multiple Choice, Richtig/Falsch, Skala, Hotspot, Kurzantwort, Freitext, Fragepool)
Zielgruppenspezifische Startseiten

Verwaltung und Sicherheit

Integrationen (z.B. Social Intranet)
Gewichtung von Lernschritten
Zertifikate
Branding entsprechend Ihres Corporate Designs
Berechtigungen und Mitgliederverwaltung
Automatische Auswertung, Berichte und Reporting
Eigene Domain
Single Sign-on
Nutzungsbedingungen
Serverstandort
Lizenzmodell (SaaS)
Zertifizierte Sicherheit (ISO)
Barrierefreiheit (Accessibility)
E-Commerce
Support

Hier können Sie die Liste als PDF-Übersicht (Checkliste eLearning Tools) für Ihre Unterlagen hier herunterladen und Ihren eigenen Anforderungskatalog definieren.

3. Was macht einen guten eLearning-Anbieter aus?

Einen guten eLearning-Anbieter erkennen Sie daran, dass er zu Ihrem Vorhaben passt. Da verschiedene Anbieter verschiedene Schwerpunkte in ihrem Angebot legen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen genau definiert haben und nach einem möglichst guten Match suchen. Wenn Sie eLearning in der EU anbieten wollen, achten Sie bitte besonders auf die datenschutz- und sicherheitsrelevanten Aspekte. Neben den Produktanforderungen sind auch die folgenden Punkte relevant:

Sicheres Hosting
Sicherheitsstandards werden eingehalten
Software as a Service (SaaS)
Zukunftssichere Entwicklungen
Kompetenter Service und Support
Transparente Kostenstruktur

Wieso ist sicheres Hosting wichtig? Welche Sicherheitsstandards gelten als Qualitätsmerkmal?

Beim eLearning verarbeiten Sie eine Menge Daten: Namen und eMail-Adressen der Teilnehmenden, Schulungsergebnisse, Aktivitäten im LMS und viele mehr. Spätestens mit dem finalen Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in den Fokus gerückt. Da im eLearning viele dieser Daten entstehen und verarbeitet werden, müssen diese auch besonders geschützt werden.

Verwendet Ihr eLearning-Anbieter Server, die in der EU stehen, können Sie sicher gehen, dass die DSGVO geachtet wird. Eine zusätzliche Zertifizierung z. B. nach ISO 27001, sowohl bei Servern, Datencentern als auch dem eLearning-Anbieter selbst, zeugt von der Einhaltung weiterer Sicherheitsstandards – auch im Hinblick auf Ihre Passwörter- und Verschlüsselungsrichtlinien.

Wieso ist SaaS der neue eLearning-Standard?

Cloud-Services sind in aller Munde – angefangen mit dem Smartphone, das über die Cloud Daten mit dem Computer synchronisiert oder Programmen wie Dropbox und Office 365. Wir alle haben uns daran gewöhnt, dass unsere technischen Infrastrukturen viel leisten und dabei weiter einfach zu bedienen sind. Wenn Sie Ihr eLearning auch von überall verfügbar machen und keinen Arbeitsaufwand mit manuellen Sicherheits- und Featureupdates haben möchten, ist Software-as-a-Service (SaaS) dafür die richtige Wahl.

Mit eingeschlossener Wartung hat sich SaaS längst im Lernbereich etabliert. Ein LMS bietet mehr Reichweite für das Lernen in Unternehmen und geht dabei mit der Zeit. Wir haben Ihnen hier die wichtigsten Vorteile von SaaS-Lernmanagementsystemen in einigen Stichpunkten zusammengefasst:

Direkt einsatzbereit, ohne Installation: Quick Start
Browserbasiert
Keine Hilfe der IT notwendig
Änderungen sind live für alle verfügbar
Gute Usability, für Trainer und Lernende
Updates und Wartung inklusive
Bedarfsorientiertes Wachstum: Skalierbarkeit von Nutzerzahlen und Features

Woran erkenne ich, ob ein LMS zukunftssicher ist und wie sieht die Zukunft aus?

Es gibt einige Punkte, auf die Sie achten sollten, wenn es um die Zukunftssicherheit eines LMS geht. Das fängt bei einfachen Punkten an, wie beispielsweise, dass das LMS mit Ihnen wächst – je mehr Kurse und Nutzer Sie einstellen, je mehr Aktivitäten Sie im LMS abbilden, für all das sollte das LMS gewappnet sein und der eLearning-Anbieter Ihnen eine skalierbare Lösung anbieten können: grow as you go!

Zukunftssichere eLearning-Partner gehen mit der Zeit. Das heißt, die Plattform entwickelt sich stetig weiter, entsprechend den Entwicklungen des Marktes (wie „Profiling“ und „Gamification“). Dabei bleibt die Infrastruktur des LMS intakt und immer auf dem neusten Stand, auch wenn die Nutzerzahlen sich erheblich erhöhen.

Kompetenter Service und Support

Eine wichtige Säule ist zudem ein guter und zeitnaher Support Ihres zukünftigen eLearning-Anbieters. Ist Ihr gewünschter Anbieter telefonisch und online erreichbar? Berät er Sie individuell zu Ihrer eLearning-Einführung? Bietet er Unterstützung bei der Kurskonzeption und -erstellung? Kann er bei der Schulung der Autoren helfen? Stellt er Fachartikel und sonstige Support-Materialien zur Verfügung?

Ein professioneller eLearning-Anbieter bietet Ihnen mit einer kostenlosen Web-Demo einen aufschlussreichen Einblick in sein System. Er führt Sie durch die eLearning-Plattform, zeigt Ihnen alle für Sie relevanten Funktionen und geht direkt auf Ihre Fragen ein.

Transparente Kostenstruktur

Schlussendlich spielen auch die Kosten eine wichtige Rolle für die Kaufentscheidung. Kosten einer eLearning-Plattform setzen sich zusammen aus:

Beratung und Vermittlungsgebühr eines externen Softwareverkäufers/-beraters (falls nötig)
Anschaffungskosten
Maßgeschneiderte Anpassungen oder Setup Hilfe (falls nötig)
Onboarding für Manager, Administratoren, Trainer (falls nötig)
Laufende Kosten (Lizenzgebühr)
Erneuerungen, Add-ons (falls nötig)

Je nach Anbieter sind nur einzelne Kostenpunkte fällig, ggf. sind bereits alle Kosten mit der monatlichen Lizenzgebühr abgedeckt. Auch hier spiegeln sich die Vorteile einer SaaS-Lösung wider, die alle Kosten zur Einrichtung, Wartung und Weiterentwicklung der Plattform in der Lizenzgebühr abdeckt.