eLearning Award 2024: Hoe BBG Onboarding transformeert

Blog | workplace happiness

  • award
  • eLearning

Trots verkondigen wij onze overwinning van de "eLearning Award" van dit jaar, waarbij we de eerste plaats hebben behaald in de categorie MKB samen met onze gewaardeerde klant, Barnimer Busgesellschaft (BBG). Deze erkenning vervult ons met immense trots, en we zijn enthousiast om de geheimen achter het bekroonde onboardingproject van BBG te delen. Doe met ons mee terwijl we de innovatieve aanpak onthullen die BBG tot succes heeft geleid en ontdek hoe jouw eigen middelgrote bedrijf kan profiteren van een vergelijkbare strategie.

Over de eLearning Award

Terwijl het digitale landschap blijft evolueren, blijft de essentie van succesvol eLearning een tijdloze vraag. Met meer dan twee decennia ervaring in bedrijfstraining via digitale media, blijft de zoektocht naar excellentie bestaan. Betreed de eLearning AWARD, een jaarlijkse showcase door het eLearning Journal, waarbij de voorhoede van industrie-innovatie wordt belicht. Puttend uit een pool van meer dan 300 inzendingen uit Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland, identificeert en eert de jury van het eLearning Journal minutieus voorbeeldige projecten in meer dan 50 categorieën.

In de schijnwerpers: Snel onboarding, betere expertise, hogere prestaties

Barnimer Busgesellschaft (BBG) stond voor een uitdagende taak: hoe de complexiteiten van hun gehele busroutenetwerk, inclusief omleidingen, efficiënt over te brengen naar hun personeelsbestand. Met als doel de snelheid van onboarding en operationele prestaties te verbeteren, bedacht BBG een baanbrekende oplossing. Leerlingen namen het roer over, waarbij ze GoPro-camera's gebruikten om de standaardroutes te documenteren, deze om te zetten in dynamische videocursussen die toegankelijk zijn op het interne platform. De buschauffeurs van BBG worden geconfronteerd met een labyrint van routes in hun dagelijkse routines, verergerd door regelmatige updates, wegwerkzaamheden en omleidingen. Terwijl ervaren chauffeurs deze uitdagingen wellicht met gemak trotseren, worden nieuwkomers geconfronteerd met een steile leercurve. Toch blijft uitgebreide routekennis onmisbaar voor naadloze operaties en foutenvermindering. Door innovatieve videodocumentatie machtigt BBG zowel nieuwe rekruten als ervaren chauffeurs, wat zorgt voor een soepele overgang en versterkte operationele efficiëntie.

Leerbehoeften

Met dit in gedachten stelde BBG zich tot doel de kwaliteit van het operationele systeem te verbeteren en een nieuw en dynamisch onboardingprogramma te ontwikkelen. Het hoofddoel was om een sneller en efficiënter onboardingproces te creëren dat ook de kwaliteit van de routekennis van alle werknemers zou verbeteren. Het doel was om twee problemen in één klap op te lossen: Frontside-medewerkers hebben momenteel veel te weinig capaciteit voor leren en bovendien zijn er te veel cursussen en verdere opleidingen op verschillende locaties, dus er was al een grote drempel om überhaupt te beginnen. Voor het nieuwe onboarding was het idee om alle nieuwe cursussen in de vorm van videotraining over te zetten naar een centraal leermanagementsysteem om alle leereenheden op één plek beschikbaar te maken. Diverse benaderingen moesten ook worden gecombineerd om te voldoen aan de eerder gedefinieerde eisen en een optimale oplossing te ontwikkelen voor alle behoeften.

Een sleutelonderdeel hiervan waren de nieuwe videocursussen, die werden opgenomen door de leerlingen met behulp van GoPro-camera's tijdens normale diensten. Ze hadden de camera aanstaan terwijl ze werkten en de verschillende routes aflegden, waarbij ze de routes met al hun details en bijzonderheden vastlegden zonder veel extra moeite. Deze video's werden vervolgens verrijkt met teksten, vragen en audiobestanden om informatief trainingsmateriaal te creëren.

Daarnaast moest het nieuwe concept het teamkarakter bevorderen. Het was belangrijk voor BBG om een geschikt systeem te vinden waarop meerdere auteurs leermateriaal konden maken en plaatsen en eraan konden bijdragen. Dit was een van de belangrijkste criteria bij het selecteren van een geschikt platform.

Over het algemeen is het nieuwe onboardingprogramma gericht op alle buschauffeurs van BBG - zowel de nieuwe, die nog niet volledig bekend zijn met de routes, als de langdurige werknemers, die op de hoogte moeten worden gesteld van nieuwe wijzigingen in de routes. De leerlingen spelen een belangrijke rol in het hele proces, aangezien ze niet alleen de geadresseerden van de cursussen zijn, maar ook aanzienlijk betrokken zijn bij het maken van de training.

Verloop van het project

Om aan het technische component te voldoen, moesten de projectmanagers van BBG eerst een geschikte projectpartner vinden die de gedefinieerde eisen bevredigend kon implementeren. Het was cruciaal om een LMS te selecteren dat videotrainingen van verschillende auteurs kon hosten en tegelijkertijd rekening kon houden met de richtlijnen voor gegevensbescherming van de GDPR. Daarnaast speelde de verwerking van grote hoeveelheden gegevens en snelle uploads en downloads een centrale rol. Verschillende mensen moesten ook in staat zijn om inhoud te maken, te bewerken en te uploaden. De keuze viel uiteindelijk op het in-house LMS van Fellow Digitals GmbH, Coursepath. Nadat dit technische component was opgehelderd, lag de focus op het maken van de vereiste inhoud, waarbij het trainingsportfolio bestond uit in-house geproduceerde trainingen en gekochte trainingen voor het kantoor. De videocursussen over routekennis en voertuigspecifieke onderwerpen werden echter door de werknemers zelf gemaakt. Bovendien werd het platform aangepast aan het uiterlijk en gevoel van BBG.

De uitrol van dit project markeerde een grote omwenteling voor het bedrijf, aangezien BBG, als een middelgroot busbedrijf, voorheen weinig ervaring had met digitale leermiddelen en de introductie en conversie naar een centraal digitaal leerplatform dus een significante verandering vertegenwoordigde. Op het gebied van communicatie vertrouwde het bedrijf daarom niet op digitale kanalen, maar gebruikte het in plaats daarvan posters op de prikborden van het bedrijf en voegde het vervolgens geleidelijk de deelnemers toe aan het platform. Verdere uitleg werd vervolgens geleidelijk en begrijpelijk verstrekt binnen het leerplatform.

Screenshot van BBG academy
De routes vastleggen: BBG's leerling-buschauffeurs stroomlijnen onboarding door elke route met GoPro te documenteren.

 

Projectresultaat

De nieuwe mobiele versie van het interne leerplatform biedt werknemers de nieuwe flexibiliteit om toegang te krijgen tot leermateriaal en video's altijd en overal. Het LMS Coursepath kent elke betrokken werknemer hun eigen auteursrechten toe, zodat de opgenomen video's van de geplande ritten dienovereenkomstig kunnen worden bewerkt en vervolgens kunnen worden geüpload voor de werknemers. Dankzij het grote aantal leerlingen en werknemers dat betrokken is bij het opnemen van de routes in de vorm van educatieve video's, kon het hele routenetwerk van BBG in zeer korte tijd in kaart worden gebracht. Wijzigingen in de routes worden continu gemarkeerd en dienovereenkomstig bijgewerkt in de cursussen. Bovendien worden er voortdurend nieuwe cursussen toegevoegd aan het portfolio in trainingscursussen. Samengevat is binnen korte tijd een uitgebreid leerplatform ontwikkeld en verrijkt met leermateriaal, waarbij bijna alle werknemers actief betrokken zijn. Een opmerkelijke eigenschap is dat zelfs geen e-mailadres vereist is om het platform te gebruiken. In plaats daarvan wordt toegang verkregen via QR-codes die op papier worden verspreid, die fungeren als anonieme toegangscodes. BBG heeft een speciale oplossing gevonden voor frontliniemedewerkers met beperkte tijd: dankzij de mobiele versie kunnen ze gemakkelijk de verplichte training voltooien tijdens hun vrije tijd, zodat de leertijd aan hen wordt gecrediteerd als betaalde werktijd. Binnen het leerplatform kunnen gebruikers hun eigen leervoortgang, aankomende cursussen en hun slagingspercentage bekijken. Naast de verplichte cursussen die vereist zijn voor routekennis, hebben ze ook de mogelijkheid om aanvullende cursussen over andere onderwerpen te voltooien en hun kennis up-to-date te houden.

Over het algemeen vervult het leerplatform daarom een dubbele functie: het biedt een interface voor alle cursussen en dient ook als naslagwerk. Als bepaalde kennis ontbreekt in de vorm van cursussen, wordt deze snel gecreëerd en geïntegreerd in de structuur, wat zorgt voor een uniform kennisniveau binnen het bedrijf. Het nieuwe onboardingconcept heeft tijdens de coronapandemie al een eerste succes gezien, aangezien de digitale trainingsprocessen zonder problemen konden worden geopend en de leerprocessen zonder beperkingen konden doorgaan.

Conclusie

Samen met Fellow Digitals GmbH is BBG erin geslaagd om snellere en efficiëntere onboarding te implementeren en werknemers een flexibel leerproces te bieden. Met behulp van de mobiele app kan inhoud worden geraadpleegd wanneer dat nodig is. Het project is vooral belangrijk voor leerlingen, omdat ze al in een vroeg stadium leren verantwoordelijkheid te nemen voor het bedrijf door actief deel te nemen aan het ontwerp van het leermateriaal. Over het algemeen profiteren zowel de werknemers als BBG zelf van dit project. BBG kan zich positioneren als aantrekkelijke werkgever en zich flexibel aanpassen aan toekomstige eisen dankzij het digitale leerplatform. Tegelijkertijd wordt onnodig papierwerk verminderd en wordt de algemene veiligheid van operationele processen verhoogd. Om deze redenen is de jury van de eLearning AWARD 2024 verheugd om het project "Team succes routekennis - innovatieve onboarding bij Barnimer Busgesellschaft" in de categorie "Middelgrote bedrijven" te eren.

Wij - Barnimer Busgesellschaft en Fellow Digitals - waarderen deze erkenning!

Dit artikel verscheen voor het eerst (in het Duits) op elearning-journal.de


Annika Willers

Manager Internal Communication

We delen graag onze kennis met jou

Meer blogs

Boek een gratis demo en ervaar het platform zelf