De uitdaging van de Gemeente Amsterdam liegt er niet om: zorg ervoor dat onze 17.000 medewerkers optimaal kunnen samenwerken via één centrale oplossing. Dat intranet moet bovendien intuïtief, sociaal en veilig zijn en in staat om over organisatiegrenzen heen te werken.
Feitenkader |
|
|
|
|
De oude situatie
Wij hebben een versplinterd medialandschap. Iedere dienst werkt met zijn eigen social tool. Dat is niet efficiënt en belemmert een goede samenwerking.
De oplossing
Viadesk biedt één centrale SaaS-oplossing die voor iedere medewerker van de gemeente bereikbaar is en die alle bestaande platformen vervangt.
Het resultaat
- Collega’s vinden elkaar
- Kennisdeling snel en simpel
- Overzicht door één tool
- Beveiligde toegang
- Tijd- en kostenbesparend
- Het Nieuwe Werken
Één centraal platform
“De afgelopen jaren zijn er diverse interne social media-initiatieven gestart. Dat werkt op zich prima, ware het niet dat de groepen die hierdoor zijn ontstaan vooral verbonden zijn aan een specifieke dienst of stadsdeel. Dat maakt medewerkers moeilijk vindbaar voor elkaar”, aldus projectleider Anne-Claire Frank van de gemeente. Zo ontstond de behoefte aan één uniforme oplossing die bovendien over organisatiegrenzen heen moet gaan, waar medewerkers tijd- en plaats onafhankelijk met elkaar in gesprek kunnen gaan en makkelijker kennis en ideeën uitwisselen. Maar zeker ook om productiviteit en samenhang in het werk te bevorderen. Anne-Claire: “Die plek vonden we met social intranet van Viadesk.”
Één veilige cloudoplossing
Het social intranet van Viadesk wordt gemeentebreed gedragen. Het is bovendien een beveiligde omgeving die voldoet aan de algemene principes van één Amsterdam. Anne-Claire Frank voegt toe dat er ook op technisch vlak een uitdaging lag. “Zoals gezegd kent de gemeente meerdere social tools die afzonderlijk tot stand zijn gekomen. Dat heeft geleid tot verschillende pakketten, inrichtingen en afspraken. Wij wilden één oplossing in de vorm van een SaaS die alle bestaande platformen vervangt.”
Één koppeling met het bestaande netwerk
Met de koppeling van de social media tool van Viadesk aan het bestaande intranet van de gemeente Amsterdam, wordt een samenwerkingsplatform gecreëerd waarop, directie, medewerkers, maar ook externen, projectdeelgroepen en partnerorganisaties op overzichtelijke wijze verslagen, nota’s en andere relevante kennis en informatie met elkaar delen. “Met Viadesk is dit heel eenvoudig”, besluit Anne-Claire Frank. “Eindelijk hebben we een platform waar onze mensen vragen, ideeën en plannen kunnen uitwisselen.