De Barnimer busmaatschappij hanteert een innovatieve aanpak voor het onboarden en opleiden van haar medewerkers: Trainees maken video’s en cursussen met tools als GoPro en het eigen eLearning platform (LMS) van hun bedrijf. Zo maken ze belangrijke kennis beschikbaar voor op de weg.
Feitenkader | |
|
|
|
De Barnimer Busgesellschaft (BBG) in het noordoosten van Berlijn is een regionaal vervoersbedrijf met ongeveer 55 regionale routes en 130 voertuigen die jaarlijks ruim 11 miljoen passagiers vervoeren. Dit vergt een gedegen organisatie, waarbij alles precies volgens het tijdschema moet verlopen. Ondanks een uitvoerige inwerkperiode met intensieve opleiding worden de soms complexe reisschema’s niet altijd volledig onthouden door de chauffeurs. De routes veranderen vaak, bijvoorbeeld door wegwerkzaamheden of omleidingen. Dit kan weer leiden tot problemen in het operationele proces. Om dit te voorkomen heeft Steffen Groß, hoofd opleidingen, een nieuw en dynamisch inwerkconcept voor de BBG ontwikkeld.
Een nieuw soort onboarding
Het belangrijkste onderdeel van de nieuwe onboarding: de integratie van medewerkers vindt digitaal plaats, als een eLearning cursus met behulp van het Coursepath platform. Dit betekent dat de cursussen altijd en overal beschikbaar zijn, zelfs in de bus, en zo nodig in geval van calamiteiten als direct naslagwerk. Dit is een enorme verbetering in termen van beschikbaarheid en efficiëntie. Maar Steffen Groß gaat nog een paar stappen verder.
Voor elk individueel routeplan is er een cursus bestaande uit een via GoPro gefilmde video tijdens een normale lijnrit. Naast de video zijn er aanvullende teksten. En de deelnemer kan vragen stellen: “Ik heb het niet goed begrepen, moet ik hier rechtsaf of linksaf?” Zo wordt de kwaliteit van de cursus voortdurend verbeterd, aldus Steffen Groß.
De busmaatschappij gebruikt een slimme truc om de opleiding echt effectief te maken: de opleidingsafdeling maakt de cursussen niet zelf of door externe bureaus, maar door de eigen cursisten. Dit zijn immers de experts! Want hoe meer iemand zich met de materie bezighoudt, hoe dieper de kennis zit. Om dit te realiseren dient het eLearning platform eenvoudig in gebruik te zijn, met toegang tot meerdere auteurs. In de toekomst zou elke werknemer met vakkennis auteursrechten moeten hebben en zijn eigen cursussen moeten kunnen maken.
Met dit concept lost de BBG een moeilijk en arbeidsintensief probleem op. Het krijgt nieuwe chauffeurs sneller ingewerkt, zonder dat ze lang met collega’s mee hoeven te rijden. Hiermee bouwen ze aan een uitgebreide academy waar zowel oude en nieuwe medewerkers specifieke informatie krijgen en op de hoogte blijven.
De zoektocht naar de beste oplossing
Volgens Steffen Groß bracht het opzetten van de vele educatieve video’s een niet te onderschatten uitdaging met zich mee: waar moet al het materiaal gehost en beschikbaar gesteld worden? YouTube leek een gemakkelijke optie, maar met het nadeel dat hier veel materiaal bewerkt moest worden (gezichten, nummerborden, enz.) om de gegevensbescherming te waarborgen. Er was dus een gesloten omgeving nodig, alleen toegankelijk voor de werknemers.
De keuze viel op Coursepath, allereerst vanwege de zeer uitgebreide opslagcapaciteit voor al die video’s. Een ander belangrijk criterium was de snelheid van zowel het up- als downloaden. Bovendien moest mobiele toegang mogelijk zijn, vooral voor werknemers zonder eigen e-mailadres. Dit alles, samen met het feit dat het voor iedere gebruiker – zonder opleiding of training – mogelijk was om direct zelf cursussen op te zetten en te bewerken, doorslaggevend bij de keuze voor Coursepath.
Coursepath voldeed dus aan alle eisen, door haar gebruikersgemak maar ook te voldoen aan de strenge AVG eisen. Het platform wordt bovendien in de EU gehost, waar er geen problemen zijn met Amerikaanse regelgeving. Steffen Groß prees vooral de mobiele toegang via de browser: het responsieve ontwerp werkt perfect. En door middel van anonieme toegangscodes, die op papier met een QR-code worden uitgedeeld, kan het rijdend personeel toegang krijgen als ze niet beschikken over een (bedrijfs)e-mailadres.
De praktische uitvoering
In Coursepath wordt de academie opgezet voor onboarding en alle andere cursussen. Het doel is een centraal informatiepunt met alle informatie, formulieren, contactpersonen, enz. En inderdaad, het platform wordt precies als zodanig gebruikt: voor opleiding, als naslagwerk of wiki, maar ook als informatiebron om op hetzelfde kennisniveau te zitten als de andere collega’s.
Dit geldt niet alleen voor cursussen over specifieke online kennis en voertuigen, maar ook voor zeer algemene cursussen zoals Microsoft-training, want volgens Steffen Groß geldt hier hetzelfde principe: “als ik online informatie kan krijgen, hoef ik geen ervaren collega om advies te vragen. Laatstgenoemden helpen misschien graag, maar er is vaak verlies aan effectiviteit. Als je er daarentegen een gewoonte van maakt om eerst dingen op te zoeken in de online academie (door bijvoorbeeld de zoekfunctie te gebruiken), gaat iedereen sneller vooruit.”
Alles onder één dak
Sindsdien bestaat de eLearning Academy van de Barnimer Busgesellschaft uit een voortdurend groeiend aanbod van online cursussen, soms kort, soms lang, soms door het bedrijf zelf gecreëerd, soms ingekocht. De BBG heeft deze optie ook voor zichzelf ontdekt: cursussen over standaard onderwerpen zoals Microsoft 365 worden extern geboekt – in dit geval via ENI Digital Learning – en aangeboden in de Coursepath Academy. Dit betekent dat er geen extra systeem hoeft te worden gebruikt, maar dat alles op de gebruikelijke plek plaatsvindt.
Ook de gezondheids- en veiligheidstrainingen – inclusief gedetailleerde rapportage – vinden plaats op het Coursepath-platform. Bij de Corona lockdown had deze implementatie het grote voordeel dat de digitale opleidingsprocessen al waren vastgesteld en zelfs de verplichte gezondheids- en veiligheidsopleidingen soepel en in overeenstemming met de pandemie konden plaatsvinden.
Het resultaat
Snellere onboarding, meer expertise en hogere prestaties – dat zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van het eLearning-platform. Hierdoor neemt BBG een positie als innovatieve werkgever in de regio en trekt gemotiveerd personeel aan. Maar ook andere factoren zijn doorslaggevend voor de lange termijn: betere documentatie zonder papierwerk, meer rechtszekerheid en onafhankelijkheid van de klassikale opleiding.
Ook de intrinsieke motivatie van de deelnemers is bepalend. Naast de verplichte cursussen ontdekken werknemers andere cursussen die voor hen interessant zijn en zo houden zij zichzelf op de hoogte.
En niet te vergeten: slim gebruikte pauzes. Buschauffeurs hebben vaak vrije tijd tussen de ritten, die meestal niet worden betaald. Als de werknemer in die tijd echter een verplichte cursus volgt, wordt deze aangerekend als betaalde werktijd, een win-winsituatie volgens Steffen Groß:
“Wij kunnen lesgeven en het personeel kan zijn werk beter doen. Daar gebruiken ze de pauze voor, die meestal niet volstaat om naar huis te gaan.
Voor de toekomst zou Steffen Groß graag nog meer acceptatie zien, nog meer auteurs (meer interne opleidingen als een project met meerdere auteurs) en een betere structurering van de inhoud. “En dan is het natuurlijk zo: als je de software gebruikt, ontdek je steeds meer mogelijkheden.”